Finalmente, ci siamo. Da qualche settimana la Posta Elettronica Certificata è divenuta obbligatoria anche per le imprese.
Nel 2008, infatti, il Governo – con il Decreto Legge n. 185/2008 (convertito in legge n. 2/2009) – decise di imporre la PEC come modalità preferenziale di comunicazione telematica. Per questo motivo, tutte le pubbliche amministrazioni sono state obbligate ad avere almeno un indirizzo di PEC per registro di protocollo e a pubblicarlo sul proprio sito Web e su IndicePA.
Anche i professionisti iscritti in albi ed elenchi, a partire dal 29 novembre 2008, devono comunicare al proprio Ordine (all’atto dell’iscrizione) il proprio indirizzo PEC; coloro che erano già iscritti prima di tale data hanno dovuto dotarsi di una PEC e comunicarla all’Ordine di appartenenza entro il 29 novembre 2009.
Per le imprese, l’art. 16, comma 6, del Decreto Legge n. 185/2008 (convertito con Legge n. 2/2009) ha stabilito che: «le imprese costituite in forma societaria sono tenute a indicare il proprio indirizzo di posta elettronica certificata nella domanda di iscrizione al registro delle imprese». Il termine stabilito per l’adeguamento di tutte le imprese già iscritte, previsto inizialmente per il 29.9.2011, è stato differito al 30.6.2012 (ma tale proroga – inizialmente prevista dal Decreto Semplificazioni n. 5/2012 – è stata fatta cadere in sede di conversione).
In particolare, le imprese tenute a dotarsi di una PEC sono:
– le società di capitali e di persone;
– le società semplici;
– le società cooperative;
– le società in liquidazione.
Visto che l’uso della PEC è ormai obbligatorio anche per le imprese, è quindi opportuno – per chi ancora non lo ha fatto – prendere dimestichezza con questo strumento. Ecco da dove iniziare:
1. ATTENTI ALLA SANZIONE
A chi avesse la tentazione di ignorare l’obbligo normativo, si ricorda che, in caso di omessa o ritardata comunicazione dell’indirizzo PEC, è prevista una sanzione da 103 a 1.032 euro. Inoltre, si dispone che l’ufficio del registro delle imprese che riceve una domanda di iscrizione da parte di un’impresa costituita in forma societaria che non ha iscritto il proprio indirizzo di posta elettronica certificata sospende la domanda per tre mesi, in attesa che essa sia integrata con l’indirizzo di PEC.
2. CONSULTATELA QUOTIDIANAMENTE
Avere un indirizzo PEC (per giunta pubblico, in quanto – ad esempio – risulta da una visita camerale) significa anche doverlo consultare periodicamente. Dal momento che chiunque (PA, imprese, professionisti, privati) può scrivervi via PEC, è opportuno ricordare che il messaggio si ha per ricevuto al momento in cui risulta disponibile al vostro indirizzo, senza che abbia importanza (dal punto di vista giuridico) ha importanza che la comunicazione non sia stata effettivamente scaricata e letta.
3. USATELA NEI RAPPORTI CON LA PA
La PEC può essere usata per le comunicazioni con le PA che sono tenute ad accettare qualunque istanza o dichiarazione trasmessa con la Posta Certificata nel rispetto di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale.
4. PREPARATEVI ALLO SWITCH-OFF
È opportuno prendere dimestichezza con la PEC anche perché, a partire dal 1 luglio 2013, la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avverrà esclusivamente utilizzando le tecnologie info-telematiche (PEC in primis). Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adotteranno e comunicheranno atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese.
5. POTETE USARLA ANCHE NEI RAPPORTI CON I PRIVATI
Visto che il legislatore vi ha obbligati ad averla (e ad usarla) sappiate che potete utilizzarla anche per tutte le comunicazioni con le altre imprese e con i professionisti, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo.
Comodo ed economico. Ma se volete ancora fare la coda all’Ufficio Postale…
Ottimo Ernesto, come sempre!
Mi permetto solo di aggiungere, come pro memoria, che la Pec funziona solo in un sistema chiuso, ovvero “pec su pec”: se uno dei due indirizzi non è Pec cadono tutte le caratteristiche della certificazione
Ma ha senso la PEC?
C’e’ solo in Italia o anche nel resto del mondo?
E come fanno nel resto del mondo a vivere senza PEC?
Ottimo intervento, as usual, Ernesto.
Mi chiedevo, è sfuggito a me, oppure possibile che nessuno ancora ha proposto una norma per obbligare le imprese a pubblicare il proprio indirizzo PEC sul proprio sito internet, come succede per la partita IVA.
Sarebbe una grande conquista per i consumatori. Pensa ai contratti con le grandi utilities di gas e energia, o con i gestori di telefonia o TV, banche, carte di credito, assicurazioni. Oggi siamo costretti a comunicare e mandare disdette via raccomandata, oppure fare una visura camerale e estrapolare la PEC. Se fossero obbligati a pubblicarla far valere i propri diritti diventerebbe molto più semplice..
Ho qualche perplessità sul punto 5, dove si dice “sappiate che potete utilizzarla anche per tutte le comunicazioni con le altre imprese e con i professionisti, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo”. Infatti il D.L. 185 dice “le comunicazioni tra i soggetti di cui al comma 8 del presente articolo .. omissisi … possono essere inviate attraverso la posta elettronica certificata, senza che il destinatario debba dichiarare la propria disponibilità ad accettarne l’utilizzo. Ma il comma 8, se non ho capito male, parla solo di Amministrazioni Pubbliche, NON di privati.