Scegliere il CMS adatto alle proprie esigenze – Parte I

Quando approcciamo ad un nuovo progetto, una delle domande principali che ci dovremmo porre è la scelta del CMS adatto rispetto alle nostre esigenze.

Di cosa si tratta?

Dagli anni ‘90 ad oggi abbiamo visto nascere un numero sempre maggiore di Content Management System in grado di aiutare aziende, professionisti e semplici utenti nella creazione e gestione dei loro contenuti online. Col tempo e il progredire della tecnologia molti di questi sono spariti, ne sono nati di nuovi e altri ancora si sono evoluti per esaudire le esigenze di utenti sempre più capaci ed esigenti. Sviluppare e mantenere quotidianamente un sito web è un compito difficile, soprattutto per quelle aziende che non hanno al loro interno un proprio reparto IT adeguato. I CMS vengono incontro a questa problematica aiutandoci a sviluppare progetti online in maniera semplice e consentendo anche ad utenti con delle limitate conoscenze informatiche di seguirne lo sviluppo.

Perché sono utili?

I CMS rendono il processo di pubblicazione di contenuti molto più semplice ed efficiente, migliorando la customer satisfaction e facendoci risparmiare tempo e soldi.

Quali sono i principali vantaggi nell’uso di un CMS rispetto a pagine o progetti creati in maniera statica?

• Potremo creare o modificare rapidamente i contenuti senza l’ausilio di personale informatico.
• Non dovremo necessariamente conoscere alcun linguaggio di markup poichè l’interfaccia di scrittura generalmente è simile a quella di un qualsiasi word processor.
• Potremo consentire l’accesso a più utenti definendone il livello d’accesso al sistema.
• Potremo migliorare la SEO costruendo moduli per raccogliere contenuti e metadati in maniera strutturata ed organizzata.

Come scegliere il CMS adatto?

Prima di focalizzarci sulle caratteristiche che un CMS dovrebbe avere, proviamo ad analizzare il processo che ci porterà alla realizzazione del nostro portale seguendo questo schema:

Nella prima fase dovremo delineare una serie input di partenza, una serie di strumenti chiave che andremo ad utilizzare sia nella genesi del nostro progetto che nell’attività quotidiana di creazione e gestione di contenuti online. Tra gli input troveremo la content strategy (composta da sostanza, struttura, workflow e governance), le risorse editoriali e quelle tecniche. Sia nel caso in cui vi approcciate ad un nuovo progetto o che andiate a modificarne uno di esistente, è buona norma investire del tempo nella creazione o nella revisione di una solida content strategy.

Attraverso un processo di progettazione in due parti, dove avremo da un lato il content modeling e dall’altro la task analysis, creeremo finalmente un piano di selezione e personalizzazione del CMS, che descriva quali tool useremo, come li personalizzeremo e come li manterremo nel tempo.

Chiarito questo fondamentale processo, potremo finalmente dedicarici all’analisi dei vari CMS presenti nel mercato.

Must have!

Nel valutare il CMS adatto alle vostre esigenze dovrete certamente evidenziare ed analizzare i vostri obiettivi e quelli di eventuali stakeholder, ma dovrete anche valutare alcune caratteristiche che non possono mancare in una buona piattaforma.

Facilità d’utilizzo:

• L’interfaccia di scrittura è WYSIWYG o avrete bisogno di eventuali nozioni di HTML?
• L’interfaccia grafica del backend è intuitiva?
• Puoi salvare e/o recuperare facilmente vecchie pagine e/o articoli?
• Le azioni di amministrazione (aggiungere nuovi utenti, cambiare permessi, ecc..) sono facili e intuitive?

Funzionalità:

• Supporterà adeguatamente la grandezza e la tipologia di sito che vuoi realizzare?
• Strumenti terzi come plugin o moduli sono facilmente integrabili?
• I ruoli e i permessi degli utenti sono ben definibili?
• Ci sono funzionalità di cui non necessiti e di cui potresti fare a meno?
• I contenuti che hai prodotto fino ad oggi si integrerebbero adeguatamente nel nuovo sistema?
• Supporta il content lifecycle management?
• Ci sono eventuali licenze aggiuntive da considerare?
• Il frontend è modificabile facilmente?
• Il sistema di ricerca dei contenuti del nuovo CMS è adeguato?

Integrazione con le vostre infrastrutture IT:

• Il nuovo software è sicuro, stabile e extensible?
• Nel caso di una macchina già in tuo possesso, l’hardware e il software sono adeguati? Il carico di sistema varierebbe?
• Ci sono problematiche che solo il tuo CIO potrebbe identificare, l’hai coinvolto adeguatamente fin dalle prime fasi del processo decisionale?
• Ci sono eventuali tariffe aggiuntive che il tuo webhoster potrebbe applicarti?

Supporto contenuti e SEO:

• Aggiungere contenuti taggati con gli appropriati metadati è semplice?
• Il CMS ha un adeguato supporto all’attività di SEO? Elementi come metadata e breadcrumbs personalizzabili, URL statici, microdata e Schema.org sono supportati?

Open Source VS Closed

Una prima divisione tra la moltitudine dei CMS in commercio si può fare distinguendo tra quelli Open Source e quelli proprietari. A meno che non abbiate bisogno di soluzioni specifiche da progettare ad-hoc, il mio consiglio è di scegliere un CMS Open Source e investire quanto risparmiato in un bravo webdesigner e in un esperto SEO, dando per scontato che nel vostro gruppo di lavoro ci sia già un digital/social media strategist.

Segliendo un CMS Open Source potremo, inoltre, trarre benefico delle community che orbitano attorno ai vari software. Se l’ambiente di sviluppo è aperto potremo sfruttare il ricco patrimonio di template e plugin già realizzati e potremo usufruire di update e bugfix tempestivi.

Un altro vantaggio nella scelta di un CMS Open Source è che saremo svincolati da un fornitore terzo “obbligato”: se un domani dovessimo avere problemi con l’eventuale web agency/azienda che ci ha inizialmente fornito il servizio, basterà trovare uno sviluppatore che abbia familiarità con la nostra piattaforma e ricominceremo a lavorare senza problemi e senza lunghe e costose migrazioni verso un nuovo software.