Situazione ben diversa nelle PMI, dove la diffusione di progetti strutturati è ferma al 5% dello scorso anno, con un altro 13% che opera in modalità smart in assenza di progetti strutturati. Uno scarso interesse dovuto alla limitata convinzione del management e alla mancanza di consapevolezza dei benefici ottenibili, anche se aumenta il numero di PMI interessate ad un’introduzione futura (il 18%).
Nella maggior parte delle organizzazioni di grandi dimensioni (il 40%), il progetto di Smart Working è ancora in fase di crescita e a fronte di risultati positivi si sta coinvolgendo una popolazione maggiore, mentre solo nel 25% viene considerata a regime e il 35% ha una sperimentazione su un limitato numero di persone. Il 97% delle organizzazioni che prevedono di introdurre in futuro lo Smart Working sta conducendo un’analisi di fattibilità. La partecipazione generalmente non è un obbligo per i dipendenti: più della metà delle imprese (54%) ha definito la possibilità di candidarsi al progetto pilota, stabilendo i criteri per un’eventuale graduatoria. Lo Smart Working richiede un’attenzione adeguata da parte di tutti i componenti dell’organizzazione: la funzione HR nella quasi totalità dei casi interagisce con la funzione IT, il Facility Management e il Top Management.
Per ottenere la massima efficacia un progetto di Smart Working dovrebbe agire su più leve: flessibilità di luogo, flessibilità di orario, riorganizzazione degli spazi e creazione di un sistema di performance management per obiettivi. Il 90% dei progetti realizzati in Italia ha introdotto la flessibilità nel luogo di lavoro, la leva più diffusa seguita dalla flessibilità nella gestione dell’orario (73%), poi il lavoro saltuario in altre sedi aziendali (54%), il lavoro saltuario in altri luoghi come spazi di coworking (51%), la riprogettazione degli spazi fisici (40%).
“Un progetto efficace di Smart Working deve porre le radici per lo sviluppo di un nuovo modello organizzativo, una Smart Organization” – spiega Mariano Corso. “Perché questo sia possibile occorre agire su tre elementi: l’allineamento strategico rispetto alle priorità strategiche aziendali e agli obiettivi delle persone coinvolte, uno stile di leadership che preveda coinvolgimento dei collaboratori nel processo decisionale e delega ai collaboratori, comportamenti delle persone caratterizzati da proattività e intelligenza collaborativa”.
Quali i vantaggi per i lavoratori?
I lavoratori che fanno Smart Working rilevano effetti positivi nello sviluppo professionale e nella carriera, nelle prestazioni lavorative e nel work-life balance. L’analisi dell’Osservatorio Smart Working rivela come siano falsi alcuni timori tipici legati all’applicazione del lavoro agile. Gli Smart Worker appaiono decisamente più soddisfatti rispetto alla media dei lavoratori riguardo allo sviluppo professionale e la carriera: il 41% valuta eccellente la propria capacità di sviluppare abilità e conoscenze propedeutiche a un’evoluzione professionale rispetto al 16% del campione complessivo. Una valutazione che vale in particolar modo per le donne Smart Worker, per cui il livello di soddisfazione è maggiore del 35% rispetto a quelle che lavorano in modo tradizionale (per gli uomini la differenza è pari al 22%).
Positivi anche gli effetti sulle performance professionali, come la qualità e quantità del lavoro svolto e la capacità di innovare nel proprio team di lavoro: lo Smart Working ha un effetto positivo concreto sull’engagement delle persone: oltre un terzo del campione si sente di contribuire positivamente alla creazione di un buon clima aziendale e oltre il 40% degli Smart Worker è entusiasta del proprio lavoro.
Infine, gli Smart Worker sono più soddisfatti della media nella capacità di gestire la vita professionale e privata: il 35% è molto soddisfatto di come riesce a organizzare il proprio tempo (rispetto al 15% di media) e il 29% riesce sempre a conciliare le esigenze personali e professionali (rispetto al 15% di media), anche in questo caso con un maggiore beneficio per le donne rispetto agli uomini.
Quanto influisce il digitale?
I servizi di social collaboration, i servizi e gli strumenti per la mobilità, l’accessibilità e la sicurezza e le workspace technology sono le tecnologie digitali che abilitano lo Smart Working, supportando il lavoro in mobilità e rendendo possibile la comunicazione, la collaborazione e la condivisione di conoscenza a prescindere dalla presenza fisica in un determinato luogo di lavoro.
I servizi di social collaboration (come instant messaging, webconference, convergenza fisso-mobile) sono già molto diffusi nelle organizzazioni di grandi dimensioni, in particolare gli strumenti di condivisione e archiviazione di documenti sono presenti nell’87% di grandi imprese, nel 34% di PMI. Seguono gli strumenti di collaborazione in tempo reale, presenti nel 76% delle grandi organizzazioni e nel 32% delle PMI. Molto meno diffusi sono gli strumenti social come forum, blog e social network interni, presenti nel 29% delle grandi aziende ma solo nel 9% delle piccole.
La diffusione di iniziative a supporto della mobility (mobile device, mobile business app e enterprise application store) dipendono dalla dimensione aziendale: i mobile device come notebook, smartphone e tablet sono presenti nella quasi totalità delle grandi aziende, molto meno nelle PMI. Le mobile business app più diffuse sono legate alla personal productivity (come le email, 54%), alla business productivity (come cruscotti di monitoraggio, 40%) e al supporto della forza vendita (38%). Tra i servizi per l’accessibilità e sicurezza, nelle grandi imprese sono diffusi in particolare la VPN (92%) e l’impostazione di password e codici di sblocco (63%), meno i sistemi di protezione sui dispositivi mobile come la crittografia in logica sandbox (15%) o i servizi di blocco a distanza attraverso il remote wipe (20%).
Infine, tra le workspace technology che agevolano il lavoro in mobilità all’interno dell’azienda, cresceranno nel prossimo anno lo smart printing, che il 38% delle grandi aziende del campione ha già a disposizione e il 13% introdurrà entro i prossimi 12 mesi, e i badge multifunzione per l’utilizzo di diversi servizi all’interno dell’azienda (oltre il 40% delle aziende del campione le avrà nel prossimo anno).
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