Project Management: gestirsi il tempo

Il tempo è decisamente più prezioso del denaro perché, a differenza di quest’ultimo che va e viene, esso si consuma soltanto in una direzione, almeno questo ci suggerisce l’attuale stato della conoscenza scientifica. Anche se in tempi di immotivati dubbi sulla forma della Terra (questione che si dava per risolta da un pezzo) non è da escludere che qualcuno salti fuori a dire che anche il secondo principio della termodinamica è in realtà il complotto di qualche multinazionale.

Nella maggior parte degli sport che puoi praticare, il tempo è il giudice supremo e anche quando non è così in gara, perché si tratta di discipline a punteggio come il tennis o la pallavolo, hai sempre un tempo finito per prepararti alla competizione.

Parafrasando Kant, il tempo è una categoria a priori anche del Project Management. Qualsiasi progetto è una iniziativa temporanea, che deve conseguire specifici obiettivi di cambiamento o di realizzazione di qualcosa in un tempo finito. Un progetto non può durare indefinitamente, altrimenti non può essere chiamato tale.

Di più, il simbolo iconico universale per rappresentare progetti e Project Management è indubbiamente il diagramma di Gantt, il famoso istogramma a barre orizzontali che rappresentano attività di progetto di lunghezza proporzionale alla loro durata.

Il Gantt visualizza graficamente su una linea temporale la sequenza delle attività e delle loro relazioni e la maggior parte delle persone lo considera sinonimo di “pianificazione”, quando in realtà pianificare non significa solo collocare attività nel tempo ma preparare e organizzare il lavoro che c’è da fare vedendolo in prospettiva anche da altre dimensioni (costo, qualità, risorse, rischi, etc.).

Tuttavia, prima di poter definire quando fare ciò che il progetto richiede di fare (Gantt), devi allenarti a gestire il tempo, cominciando dalle tue attività quotidiane. Tanto ormai lo sai che la tua vita è piena di progetti, non solo al lavoro ma anche e soprattutto fuori.

Warm up

Il tempo in un progetto può essere trattato come una variabile indipendente o dipendente da qualcos’altro.

Nella gestione di progetto tradizionale il tempo è sempre stato considerato dipendente dal lavoro che si pensava di dover fare e che era prefissato.

Esempio: devi realizzare un prodotto con determinate caratteristiche che definisci nel dettaglio a priori. Ciò individuerà un perimetro di lavoro e attività da svolgere che in questo caso sono la variabile indipendente (quella che guida). Dato il lavoro e le attività, determinerai, anzi è più corretto dire “stimerai”, il tempo necessario per il completamento di ciascuna attività e, attraverso l’esame dei legami di dipendenza tra le attività, la durata totale di progetto.

Nella gestione di progetto agile la prospettiva si ribalta. E’ il tempo la variabile indipendente, quella che guida.

Esempio: devi realizzare un’applicazione software della quale immagini un set di funzionalità di base ma che non conosci o non sei in ancora grado di “catturare” completamente. Quindi non puoi ragionare come prima, perché non puoi sapere quanto ci metterai se ancora non ti è chiaro cosa dovrai fare. Allora ribalti il ragionamento e ti dai un lasso di tempo prefissato, ad esempio 3 settimane o 3 mesi (dipende dal contesto) per provare a realizzare in quel tempo tutte le funzionalità di base (irrinunciabili) più un numero, al momento imprecisato, di ulteriori funzionalità la cui utilità/necessità potrebbe emergere in corso d’opera.

In ogni caso, parlando di “time management” si rischia comunque di essere pretenziosi. Più che “gestire” il tempo, che comunque passa e che non possiamo fermare o controllare, ciò che possiamo fare è “gestirci nel tempo”, cioè organizzazione e collocare quello che facciamo in modo da creare più valore possibile per noi e per i nostri progetti, sia che scegliamo di considerare il tempo come variabile dipendente o indipendente.

E ora, dopo il riscaldamento, passiamo agli esercizi.

Esercizi

Esercizio N. 1, evita il parallelismo e il multitasking, sono il male. Ripetilo con me un centinaio di volte oppure registra una nota vocale e sentila a loop. Svolgere attività in parallelo (anche da parte di persone diverse) può convenire solo quando queste siano indipendenti tra loro. Eventuali dipendenze introducono propedeuticità e blocchi (es. non puoi iniziare un’attività perché hai bisogno di un input proveniente da un’altra attività ancora non completata) che dissipano il vantaggio in teoria acquisito. Se poi si tratta di una singola attività più grande che viene spezzata in diverse attività più piccole, devi considerare il tempo necessario a predisporre tale suddivisione e quello, a valle, per riconciliare ed aggregare i contributi parziali. Insomma, una donna fa un figlio in nove mesi, ma nove donne non fanno un figlio in un mese.

Quando poi le attività da svolgere in parallelo sono effettuate da una sola persona, allora si parla di multitasking, che è ancora peggio. Alcuni ne menano addirittura vanto “ma tu lo sai quante cose faccio contemporaneamente io?” Sicuramente meno di quelle che potresti fare se le mettessi in fila, ci sarebbe da rispondere. Ciò che davvero aumenta la produttività e ti fa finire prima è la “focalizzazione”, che ti aiuta ad affrontare le cose col massimo delle capacità che sei in grado di esprimere. Il multitasking non paga perché ti costringe a ripetuti “switch” di contesto.

• Stai eseguendo il Task A
• un collega ti chiede supporto sul Task B
• poi ti fermi e torni a lavorare sul Task A che doveva essere finito prima
• intanto arriva una notifica sul Task C…

Consiglio: disattiva ogni sorta di notifica, della mail, di Whatsapp, dei social, visto che moltiplicano e amplificano le interruzioni e gli switch di contesto).

Nei progetti il ritardo di un’attività è sempre trasferito a quelle successive, mentre un eventuale anticipo no. In attività sequenziali può dipendere da fattori psicologici (per esempio non dici che hai finito prima così stai tranquillo per un po’) oppure organizzativi (ad esempio l’attività seguente non è pronta per iniziare prima).

Per attività in parallelo, come si vede in figura, è invece una certezza. Inoltre, quello trasferito all’attività successiva è sempre il ritardo più grave. Eventuali anticipi di altre attività parallele non contano.

Rispetto al multitasking, invece, facendo più cose assieme aumenta il cosiddetto “Lead Time” di ciascuna attività (nell’esempio in figura raddoppia), così si allungano anche i tempi di progetto. Insomma, come canta Figaro “uno alla volta, per carità…“

Esercizio 2: combatti la sindrome dello studente. L’esercizio consiste nel segnare su un blocco data, ora e circostanze in cui ti viene di dire “Beh, ma manca ancora tanto tempo alla scadenza…”. Come uno studente che sente l’esame ancora lontano e procrastina l’inizio dello studio. Il termine “sindrome dello studente” fu coniato da Eliyahu Goldratt, fisico ceduto al business management, per indicare il fatto che ogni volta che devi fare qualcosa il tuo cervello cercherà automaticamente l’ultimo momento utile per iniziare l’attività. Insomma, chi ha tempo non aspetti tempo…

Esercizio 3: la legge di Parkinson e l’horror vacui. Qui l’esercizio consiste nell’utilizzare il tempo come una risorsa scarsa, evitando di continuare a consumarlo quando l’obiettivo che ti eri dato è stato raggiunto. Un po’ come chiudere il rubinetto evitando di consumare altra acqua quando la bottiglia sia stata riempita. Il signor Parkinson studiava le organizzazioni e aveva notato come al loro interno la burocrazia tendeva a crescere in maniera indipendente da qualsiasi variazione del lavoro da svolgere. In altre parole, se un lavoro o un procedimento richiedeva mezza giornata, si allungava il brodo inventandosi passaggi inutili pur di riempire tutta la giornata e far fare qualcosa alle persone.

In pratica, il lavoro tende ad espandersi fino ad occupare tutto il tempo che hai a disposizione per il suo completamento. Parte fondamentale dell’esercizio è abituarsi ad avvisare quando si è terminato qualcosa in anticipo. Lo so che hai paura che arrivi qualcuno a dirti “bene, allora fai anche questo…” oppure che la cosa possa essere usata contro di te nei futuri processi di stima. In realtà il tuo obiettivo deve essere, garantendo qualità e rispetto dei requisiti, sempre finire prima, non finire in tempo. Stimolerebbe maggiore efficienza, automazione di attività ripetitive e riuso di cose già fatte.

Gli esercizi 2 e 3 sono collegati, perché la sindrome dello studente e la legge di Parkinson quasi sempre agiscono assieme. Da un lato tendi a procrastinare l’avvio delle attività all’ultimo momento utile, mangiandoti subito il margine di sicurezza (sindrome dello studente) e poi espandi l’attività per occupare comunque tutto il tempo prestabilito anche quando non necessario (legge di Parkinson) come se “fosse brutto” finire prima. Il risultato è finire immancabilmente in ritardo.

Defaticamento e stretching

La gestione dei tempi di progetto è una delle cose più difficili, perché al di là della tua capacità di stimare correttamente le durate delle attività che devi svolgere o della effettiva sostenibilità della quantità di lavoro che hai messo in cantiere, si scontra con tre elementi di carattere psicologico.

Il primo è la sensazione di poter comprimere i tempi parallelizzando le attività e/o agendo in multitasking, sottovalutando drammaticamente il tempo che andrà perso negli “switch di contesto”. Il segreto (di Pulcinella) per guadagnare efficienza sui tempi è evitare se possibile attività in parallelo e focalizzarsi ferocemente su un compito alla volta.

Il secondo è la tendenza a sottovalutare l’impegno che ci aspetta quando una scadenza è ancora lontana (sindrome dello studente). Se hai una grande mole di lavoro da svolgere dovresti cominciare il prima possibile, senza esitazioni o ritardi.

Il terzo è la riluttanza a riconoscere di aver finito prima qualcosa, continuando ad espandere l’attività su tutta la finestra temporale inizialmente prevista, perdendo efficienza e aumentando la burocrazia (legge di Parkinson)

Dovresti allenarti a riconoscere queste tre tipologie di situazione, per scansarle ed evitare di perdere tempo. Ricordando sempre, come diceva Schopenhauer, che “l’uomo volgare non si preoccupa che di passare il tempo, l’uomo di talento che di impiegarlo”.