Project Management: tu chiamala, se vuoi, motivazione

Sono diversi mesi ormai che proviamo ad allenare la nostra capacità progettuale nella palestra di Tech Economy. Come in qualsiasi attività, dopo gli entusiasmi iniziali e i primi rapidi progressi è importante mantenere alta la #motivazione perché i miglioramenti ulteriori diventano via via più piccoli e meno evidenti e progredire costa sempre più impegno.

Ma la motivazione può essere allenata o è qualcosa che dipende solo dal tuo carattere o dall’interesse che hai nelle cose? E quanto è importante la motivazione nel successo di un progetto?

La scheda di allenamento di oggi ti propone alcuni esercizi per provare a mantenere alta la motivazione, tua e del team di progetto, o almeno evitare di farla andare sotto i tacchi.

Warm up

Ultimamente quello della “motivazione” è un tema piuttosto popolare sul web. Sui social, da YouTube a Facebook, video come se piovesse di gente che ti incita, che ti fomenta, che ti dice che se ci credi (ma per davvero) allora “ce la farai”. Non si sa bene a fare cosa, perché chi pubblica questi video non sa esattamente cosa tu debba fare, ma intanto ti dice che ce la farai.

Chiariamo subito, questa non è una scheda motivazionale. Però, come Project Manager il tema va affrontato, perché la motivazione è a volte il fattore determinante per il successo di un progetto.

Il punto da cui partire è una semplice domanda: è possibile motivare davvero qualcuno? Anticipo subito la risposta: secondo me no. Almeno non come lo intenderebbe un “video motivatore da web”.

Quello che invece è possibile fare è contribuire a creare un ambiente di progetto in cui le persone possano sentirsi motivate, che è una cosa differente.

Ci sono progetti a bassa intensità di lavoro umano, quelli cioè dove gran parte delle attività sono svolte da macchine e automatismi, e progetti ad alta intensità di lavoro umano, dove sono le persone a fare tutto o quasi tutto.

Un esempio, almeno fino a quando l’intelligenza artificiale non sostituirà le persone anche in compiti cognitivi, sono i progetti dove le attività e il prodotto che si realizza sono di tipo concettuale e intangibile, i cosiddetti “knowledge project”. Come i progetti di ricerca o quelli in ambito digital, in particolare di sviluppo software.

Più è alta l’intensità di lavoro umano in un progetto, più importante è la motivazione.

Una ruspa non ha bisogno di essere motivata. La devi solo mantenere funzionante, rifornire di carburante ed essa ti assicurerà un livello di performance costante.

Una persona non basta “mantenerla funzionante”, darle da mangiare e retribuirla, perché il suo livello di performance in attività concettuali e astratte dipende da necessità e motivazioni che si trovano ai livelli più alti della piramide di Maslow.

Secondo Maslow, quando parliamo di bisogni e motivazioni, abbiamo dei livelli di priorità. Al livello più basso, la base della piramide, ci sono le motivazioni più urgenti, quelle di tipo fisiologico. Mangiare, bere, respirare, dormire.

Soddisfatte quelle, si passa al livello successivo – il cosiddetto safety and security – dove ci sono la salute, avere un lavoro, un nucleo familiare, un tetto sulla testa e così via a salire.

In pratica, funziona come in un videogame, puoi passare al livello successivo quando hai soddisfatto tutti i bisogni dei livelli precedenti.

Il fatto è che le performance di chi lavora su un progetto, soprattutto sui knowledge project, hanno a che fare con i livelli più alti della piramide di Maslow. In particolare quello al vertice, il cosiddetto livello di self-actualization, dove ci sono le necessità e motivazioni che ti spingono ad esempio ad essere creativo, a risolvere problemi, ad ottenere risultati e a migliorarti.

Una specie di “stare nel flusso” che aumenta al massimo le performance dei singoli e di riflesso del team.

Quando si parla di motivazione di solito si pensa a qualcosa che viene dall’esterno, come il discorso alla squadra di Al Pacino prima della partita che decide il campionato in Any Given Sunday (“in questa squadra si combatte per un centimetro, in questa squadra massacriamo di fatica noi stessi e tutti quelli intorno a noi per un centimetro”, cit.)

Non molto diverso dal “se ci credi davvero ce la puoi fare” del motivatore da web, anche se Al Pacino è decisamente più credibile e convincente. Questa azione in parte funziona, la squadra entra in campo con la voglia di spaccare il mondo, ma l’effetto del discorso ispiratore dura poco e durante la partita o quando gli avversari sembrano prendere il sopravvento devi metterci del tuo.

In particolare, la motivazione esterna non funziona al livello di self-actualization di Maslow, che come Project Manager ti interessa che il tuo team raggiunga. I fattori di motivazione più efficaci e duraturi sono infatti quelli interni. Non ci sono scorciatoie.

Non puoi recitare ogni giorno il monologo di Al Pacino al team riunito per il briefing di progetto di inizio giornata. Puoi farlo una volta, ripeterlo una seconda in una circostanza eccezionale, ma alla terza alzeranno gli occhi al cielo o si metteranno a ridere.

Quello che invece come Project Manager, quindi come agente di motivazione esterno, puoi fare è aiutare i tuoi collaboratori a soddisfare i livelli inferiori della piramide (es. retribuendo correttamente e puntualmente, favorendo una crescita professionale in un contesto trasparente, etc.) , e contribuire così a creare le condizioni per metterli in rampa di lancio per l’ultimo livello del videogame, dove poi dovranno fare da soli.

Eccoti quindi 5 allenamenti specifici su come provare a creare condizioni di contesto che favoriscano la motivazione del team (e la tua) o ne evitino il calo inopinato.

Esercizi

Esercizio 1 Rimuovi ostacoli o impedimenti. Ad esempio facendo in modo che i membri del tuo team abbiano strumenti di lavoro adeguati. Non fare come quelle aziende, e ne ho viste diverse, che per risparmiare poche decine di euro, danno ai loro sviluppatori lo stesso notebook che danno alle segretarie, senza un monitor esterno da almeno 25” indispensabile per scrivere codice in modo produttivo sui moderni ambienti di sviluppo. Considera che il minor costo te lo rimangerai ben presto in mancata produttività e rischierai di non essere più credibile quando chiederai uno sforzo extra per stare dentro i tempi (aka, prima di chiedermi gli straordinari dammi uno strumento di lavoro decente che non mi allunghi troppo i tempi di lavoro…).

Esercizio 2 Cerca di condividere e far condividere al team regole di convivenza sul progetto per contribuire a creare un clima positivo di confronto, anche di conflitto ma costruttivo, dove tutti possano sentirsi a loro agio nel dire la loro.

Esercizio 3 Coinvolgi il tuo team nelle decisioni. Chi si sente davvero ”a bordo” del progetto getta da solo il cuore oltre l’ostacolo, senza bisogno che tu glielo chieda. Come Project Manager il responsabile ultimo delle decisioni sei ovviamente tu, ma dai fiducia al tuo team e fatti aiutare dal tuo team. Tante cose il team, fidati, le sa meglio di te.

Esercizio 4 Riconosci i risultati del team. Quando qualcuno nel team raggiunge un risultato, anche una pacca sulla spalla incoraggia a ripetere il comportamento positivo, rafforza gli obiettivi comuni e spinge anche gli altri a dare il meglio.

Esercizio 5 Premia i risultati che vanno oltre il richiesto. Il problema è che spesso “non c’è budget”. Partiamo dal presupposto che se il team va oltre il livello di produttività atteso dovresti, anche economicamente, ritrovarti a fine progetto qualcosa in più da redistribuire. Considera poi che in base alla piramide di Maslow i soldi (che si trovano al livello safety and security) non sono il fattore di motivazione più importante per le persone. Se conosci davvero il tuo team puoi premiare un collaboratore in tanti modi, anche se non hai più budget: mandando per esempio lui e non un altro a quel convegno che gli interessava tanto, delegandogli attività, potenziandone il ruolo all’interno del progetto o scrivendogli una recommendation su LinkedIn.

Defaticamento e Stretching

La motivazione è un ingrediente fondamentale della produttività e rappresenta un fattore di successo per il progetto tanto più importante quanto più alta è l’intensità di lavoro umana all’interno di esso.

Ho semplificato parecchio la descrizione dei meccanismi alla base delle motivazioni e certamente uno psicologo avrebbe molto da dire sul tema. Però le varie teorie psicologiche, anche successive a quella di Maslow, convergono più o meno tutte su un punto: che i fattori di motivazione interni sono sempre più efficaci di quelli esterni.

Va poi considerata una cosa che appare ovvia, che le persone sono tutte diverse, con necessità e aspettative differenti e quello che funziona per alcuni non funziona per altri.

Tenere alta la motivazione del team è uno sporco e difficile lavoro, che non è fatto da discorsi memorabili alla Al Pacino – anche perché non sarai mai bravo come lui – ma dalla continuità e dalla consistenza con cui assieme al team ti adoperi per creare un ambiente di progetto positivo e favorevole, dove tutti condividano la medesima visione e siano consapevoli di come il contributo di ciascuno concorre all’obiettivo generale. Quella che uno psicologo chiamerebbe “sensazione di auto-efficacia sull’ambiente circostante”, senza di essa non si coglie il senso di ciò che si fa, subentra l’alienazione e la motivazione crolla.

Insomma, i vantaggi che può darti un team motivato sono tanti e ti obbligano a provarci, a metterti d’impegno, e forza, dai su, che se ci credi davvero ce la puoi fare!