Statistiche sul traffico di un sito web, indicatori di misurazione delle performance di vendita, gestione degli impiegati: oggi la grande sfida di un’azienda è riuscire a utilizzare questi dati, ricavarne informazioni utili e presentarli in maniera intuitiva e semplice per renderli subito accessibili al proprio interlocutore.

Troppo spesso, infatti, si inizia a elaborare report e dashboard senza prima darsi degli obiettivi di comunicazione e senza conoscere le necessità di chi guarderà il risultato finale, finendo quindi con il mettere insieme tutte le informazioni che si hanno a disposizione senza priorizzare né dare la giusta logica. Il risultato è una marea di punti incomprensibili, grafici confusionari e, quindi, un reporting poco efficace.

Di fronte a grafici troppo complicati, il lettore è completamente spaesato e si vede costretto a fare delle deduzioni basandosi sulle informazioni ricevute con forti probabilità che non recepisca il messaggio giusto.

Ecco 5 step da tenere in considerazione per realizzare report di successo:

1. Classificare gli indicatori

Il vostro reporting deve essere chiaro fin dalla prima lettura. Prima di tutto è importante stabilire a chi rivolgersi, individuare i loro bisogni e selezionare gli indicatori più importanti. Una volta definito il perimetro entro il quale muoversi, è importante non lasciarlo più! Tutte le idee che non rientrano in questo perimetro possono per esempio essere riportate in un nuovo report.

2. Schematizzare e testare l’efficacia dei grafici

Una volta identificate le informazioni chiave e il perimetro di comunicazione, bisogna focalizzarsi sulla forma: fare schemi su carta con i veri indicatori da presentare aiuta e permette di inquadrare subito il grafico che meglio potrà supportare la resa del messaggio. Un confronto con terzi può essere utile in questa fase per testare l’efficacia del grafico scelto. In seguito sarà possibile apportate tutte le modifiche necessarie a perfezionare il vostro report. È importante tenere presente che per realizzare una buona dashboard la regola principale da rispettare è: un grafico = un messaggio.

3. Integrare i dati

Una volta definiti i grafici e il messaggio da trasmettere è il momento di integrare le informazioni e i dati. Per evitare imprevisti in fase di presentazione, è bene verificare sempre i dati e l’accuratezza del messaggio, anche con i vostri collaboratori.

4. Raccontare una storia

Ricordate la regola per una dashboard efficace, un grafico = un messaggio? La visualizzazione dei dati non deve limitarsi a delle curve o a delle linee. Per facilitare la comprensione bisogna raccontare una storia in cui tutte le informazioni coesistono in modo armonioso e coerente: stiamo parlando del data storytelling. Utilizzate quindi tutti gli strumenti a vostra disposizione (commenti, leggenda, colori adeguati, glossario etc.) per aiutare i vostri interlocutori a comprendere al meglio e subito le informazioni che volete trasmettere.

5. Fare del report uno strumento per prendere decisioni

Qualunque caso analizzi o metta in luce, ogni report deve permettere ai destinatari di compiere delle azioni precise in relazione alle analisi presentate. Ecco perché è fondamentale incrociare i dati in maniera logica ed evidenziare eventuali obiettivi e tattiche da attivare.

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