Project Management: priorità, importanza e urgenza

Sei un allenatore di calcio e la tua squadra sta vincendo 1-0 a 10 minuti dalla fine. L’esito finale è in bilico e la partita ancora aperta. Posto che la priorità è vincere la partita, cosa è meglio fare a questo punto, difendere con più attenzione per mantenere il goal di vantaggio oppure attaccare ancora di più per segnare il 2-0 e mettere il risultato al sicuro, sfruttando gli spazi che gli avversari saranno costretti a concedere per tentare di pareggiare?

Non esiste una risposta giusta in assoluto, ma le decisioni che prenderai in quegli ultimi 10 minuti di partita dipendono da una valutazione congiunta di ciò che consideri importante e di ciò che consideri urgente. Se pensi che a pochi minuti dalla fine l’urgenza sia difendersi, quali sostituzioni sono più importanti? Cambiare un attaccante con un difensore semplicemente per “coprirsi di più” o sostituire 2-3 uomini a parità di ruolo per innestare forze fresche, mantenendo però immutato l’assetto difensivo che ha funzionato bene per 80 minuti su 90, visto che sinora non hai preso goal?

Nella partita, come nella vita e nei progetti, cerchi sempre dei criteri che ti aiutino a decidere cosa fare e cosa non fare e, di ciò che decidi si debba fare, cosa fare prima e cosa fare dopo e cosa fare in prima persona e cosa far fare a qualcun altro.

Provo a parlartene promettendo di evitare giochi di parole fino alla fine dell’articolo 🙂

Warm up

Se chiedi a qualcuno di descriverti in poche e semplici parole la differenza che passa tra importanza, urgenza e priorità, lo metterai in crisi perché nel linguaggio comune siamo abituati ad usare questi termini come sinonimi più o meno intercambiabili.

Allenarsi a distinguere le differenze è invece una cosa molto importante, e forse anche urgente, per portare a termine i progetti secondo le “tue” priorità.

Dico “tue”, perché prioritizzare un insieme di elementi di qualsiasi tipo, che si tratti di una lista di libri da leggere per le vacanze o di un elenco di feature da inserire nella prossima release di un prodotto, significa fare delle valutazioni che non possono mai essere completamente “oggettive”.

Per tornare alla partita di calcio, è probabile che 10 allenatori diversi, nelle stesse condizioni, finiscano col fare 10 scelte diverse come risultato di 10 valutazioni differenti di priorità.

La priorità è dunque quella che detta le scelte e suggerisce le decisioni ed ha due componenti: urgenza e importanza. Puoi considerare l’urgenza come la componente della priorità rispetto al tempo e l’importanza come la componente rispetto al valore/utilità.

La scelta è semplice se, rispetto a due alternative, una è sia più importante che più urgente dell’altra. Ma come comportarsi quando una cosa è più urgente e l’altra è più importante? Nello scegliere di cosa occuparsi prima, vince l’aspetto temporale o quello di valore? Cerchiamo di approfondire con qualche esercizio.

Esercizio 1: la matrice di Eisenhower/Covey

Come abbiamo visto, urgenza e importanza sono tra loro indipendenti e si combinano per definire le priorità delle cose da fare. Ripartiamo dalla domanda precedente. Nella gestione del tuo tempo, privilegi più le cose importanti o quelle urgenti?

Non è facile rispondere anche perché, come vedrai con gli esercizi successivi, l’urgenza è oggettiva perché dipende unicamente dal tempo, mentre l’importanza è soggettiva perché i criteri che la determinano dipendono dal singolo e dal contesto in cui si trova. Ti propongo uno strumento classico, la cui paternità è attribuita al generale e presidente USA Dwight Eisenhower, approfondita successivamente da Stephen Covey nel best seller “7 habits of highly effective people”.

Si tratta di una matrice 2 x 2 che individua le quattro possibili combinazioni di importanza e urgenza.

Il quadrante #1 è quello cosiddetto della “crisi”, delle cose sia importanti che urgenti, che devi fare subito (in quanto urgenti) e di cui devi occuparti in prima persona (in quanto importanti). Insomma, il codice rosso di un pronto soccorso.

Il quadrante #2 è quello cosiddetto della “qualità”, delle cose importanti ma non urgenti. In pratica di tutti quei progetti pianificabili mirati al miglioramento di qualcosa (personale, professionale o altro). Sono a medio e lungo termine, perciò non hai la pressione dell’urgenza, ma è importante che non rimandi troppo la loro esecuzione per evitare di ritrovarteli ad un certo punto nel quadrante #1 come emergenze.

Il quadrante #3 è quello cosiddetto dell’“inganno”. L’inganno consiste nel farsi sovrastare dalla pressione dell’urgenza per cose che non procurano adeguato valore o utilità. Non puoi fare tutto, rischieresti di sottrarre tempo e risorse alle cose davvero importanti. Questo è il quadrante di ciò che dovresti delegare a qualcun altro (sempre se ci riesci).

Il quadrante #4 è il più facile di tutti. E’ quello cosiddetto dello “spreco”. Delle cose che non sono né importanti né urgenti e che perciò, semplicemente, vanno eliminate.

Eisenhower e Covey non hanno dubbi. Quando non sono presenti entrambe, l’importanza va privilegiata rispetto all’urgenza, riflettendo il fatto che, laddove possibile, pianificare in anticipo è preferibile che operare in stato emergenziale. In altre parole, prevenire è sempre meglio che curare.

L’esercizio che puoi fare, magari esercitandoti inizialmente con attività di tipo personale e a basso impatto, è di approntare una lista di cose di fare e poi collocarle sulla matrice di Eisenhower. Già questo può esserti d’aiuto per capire in prima battuta cosa fare subito, cosa fare dopo, cosa far fare ad altri e cosa eliminare.

A questo punto, però, nasce un altro problema. Come distinguere tra elementi che cadono nello stesso quadrante? Tra due cose entrambe importanti o entrambe urgenti, quale fai prima? Per rispondere, dovresti riuscire a quantificare meglio urgenza e importanza, non limitandoti a definirne presenza o assenza. Sotto allora con i prossimi due esercizi.

Esercizio 2: misura l’urgenza

Ho detto prima che l’urgenza è oggettiva perché dipende solo dal tempo. Per essere più precisi l’urgenza è proporzionale ad una differenza di tempi.

Immagina di dover svolgere una generica attività per la quale vi sia una scadenza, di solito dettata esternamente, e una stima di durata. Siccome vuoi fare le cose per bene, la stima non è un valore “secco” ma un intervallo, per semplicità simmetrico, tra un valore ottimistico (più breve) e uno pessimistico (più lungo). L’urgenza nel completamento dell’attività è inversamente proporzionale al margine di tempo disponibile prima della scadenza. Per prudenza, puoi metterti nel caso peggiore, considerando il margine rispetto alla durata pessimistica. Tanto più esiguo sarà il margine, tanto più l’urgenza sarà elevata.

Esercizio 3: misura l’importanza

Se l’urgenza è oggettiva, l’importanza di qualcosa dipende invece da una valutazione soggettiva e di contesto. A 10 minuti dalla fine è più importante sostituire il tuo miglior difensore già ammonito, per evitare che prenda un secondo cartellino giallo, venga espulso e la tua squadra rimanga in dieci, oppure sfruttarne le doti per difendere il vantaggio lasciandolo in campo fino alla fine?

In fase di riscaldamento hai visto come l’importanza sia una misura di valore e utilità. Questo esercizio è più difficile di quello sull’urgenza, perché non basta misurare delle differenze di tempi ma devi decidere quali sono i criteri rappresentativi del valore e della utilità “per te” di qualcosa. Immagina di dover acquistare un elettrodomestico, perché è più importante acquistare uno specifico modello piuttosto che un altro? Ci sono criteri economici (costo), finanziari (possibilità di dilazionare il pagamento), di qualità (fattura e funzionalità), di reputazione (del brand del produttore), di sostenibilità (hai spazio per una TV con schermo da 65 pollici?), di rischio (garanzia), etc.

Il tema è complesso e rientra nell’ambito di quello che quelli bravi chiamano “decision making multicriterio”. Per mantenere le cose semplici, puoi pensare di dividere l’esercizio in quattro step.

Nel primo step individui i criteri che per te formano il valore/utilità. Il consiglio è di limitarti solo ai 3-4 criteri più importanti, perché il nostro cervello funziona male se deve mettere a confronto un numero troppo elevato di elementi.

Nel secondo step provi a dare un peso percentuale a ciascun criterio rispetto al totale.

Nel terzo step compili la classifica da 1 a N degli elementi di cui valutare l’importanza.

Nel quarto step calcoli l’importanza di ogni elemento come somma dei prodotti delle posizioni in classifica rispetto a ciascun criterio, pesate con la relativa percentuale per ottenere una matrice più o meno come quella riportata di seguito.

L’individuazione dei criteri di importanza e dei relativi pesi ti consente di oggettivare, almeno parzialmente, una valutazione che in sé rimane soggettiva.

Defaticamento e stretching

Quando devi scegliere cosa fare prima, cosa fare dopo, cosa non fare tu e cosa non fare affatto, devi considerare che priorità, urgenza e importanza non sono la stessa cosa.

La priorità, che definisce la sequenza di quello che devi fare, ha due componenti.

Quella rispetto al tempo si chiama urgenza ed è oggettiva.

Quella rispetto al valore/utilità si chiama importanza ed è soggettiva e dipendente dal contesto. Quello che è importante per te in un certo contesto potrebbe non esserlo per un’altra persona nello stesso contesto o magari sempre per te ma in un contesto diverso.

La matrice di Eisenhower/Covey ti dice che, a parte le emergenze da sbrigare il prima possibile (importanti e urgenti), le cose importanti sono prioritarie rispetto a quelle urgenti, perché pianificare è sempre meglio che subire gli eventi sotto la pressione dell’emergenza.

Se l’urgenza può essere misurata più facilmente, l’importanza dipende da diversi fattori. Devi allenarti a riconoscere questi “criteri di formazione del valore” (per te e nel tuo contesto) e ad attribuire loro dei pesi, in modo da poter valutare le diverse alternative.

E se pensi di essere sempre in emergenza, ricorda che secondo Eisenhower “ciò che è importante raramente è urgente e ciò che è urgente raramente è importante”.