Il mondo delle imprese e quello delle PA italiane non sono celebri per il ricorso spinto all’innovazione digitale. Anzi, spesso il digitale è stato introdotto a malincuore, con l’intento di limitarne il potenziale, conservando procedure e prassi consolidate e per questo considerate sicure e “confortevoli”: anche quando erano inefficienti se non addirittura inefficaci. All’insegna di una politica dei piccoli passi, cui è però mancata sempre una visione estesa sulla direzione da seguire, il coraggio di cominciare a correre e la volontà di cambiare per crescere (un po’ a tutti i livelli). Una politica dei piccoli passi, quindi, a dir poco “degenere”, ma sufficientemente diffusa da diventare, purtroppo, pervasiva e di impatto crescente: dalle singole organizzazioni, all’intero Sistema Paese. Ciò che ora colpisce – e dovrebbe allarmare – non è tanto la distanza che si è creata con chi è partito da subito correndo nella direzione dell’innovazione digitale, oppure chi, dopo una sana politica dei piccoli passi, si è poi messo a correre. Colpisce la sensazione diffusa di non aver ancora capito con chiarezza in quale direzione muovere il prossimo piccolo passo, come se fossimo – di nuovo! – più impegnati a capire se “ne vale davvero la pena”. In questa lenta ricerca introspettiva e conservatrice, ad andare lenti sono poi però stati soprattutto i nostri modelli di business, molte delle nostre attività operative e la nostra burocrazia. Più lenti delle dinamiche competitive che nel frattempo cambiavano lo scenario internazionale e le forze in campo. Oggi, però, qualcosa è cambiato: stiamo diventando sempre più consapevoli di operare con strutture di costo ingombranti, tutt’altro che flessibili e difficili da sostenere nel tempo.
In questo contesto, dove l’ipotesi che “digitalizzare per competere” sia sempre più un mantra da mettere in pratica rapidamente, sia nelle imprese sia nelle PA, non mancano gli stimoli: dall’Europa con l’Agenda Digitale; dal nostro legislatore con le regole tecniche che accolgono l’innovazione nel quadro normativo; dalle imprese che chiedono a gran voce semplificazione e sburocratizzazione; dalle PA che, alle prese con tagli continui sulle risorse, sono chiamate a migliorare il proprio livello di servizio verso imprese e cittadini.
E’ tempo di Fatturazione Elettronica verso la PA
E finalmente qualcosa succede: dal 31 marzo 2015 è obbligatorio inviare a tutte le PA italiane esclusivamente Fatture Elettroniche. Se le imprese non lo fanno, non vengono pagate. E’ un inizio; un primo passo; un’innovazione obbligata, tutt’altro che timida e alquanto pervasiva.
Capiamo meglio che cosa significa fare la Fatturazione Elettronica da inviare alla PA. Significa, per i fornitori della PA, produrre un file in formato elettronico strutturato (in XML Tracciato FatturaPA), firmato digitalmente, da conservare digitalmente a norma per 10 anni (periodo minimo obbligatorio). Mentre ci chiediamo – come purtroppo nostro solito – se “ne vale davvero la pena” di affrontare tutto questo, per provare a capire quale può essere il passo più piccolo da compiere in questa direzione, due domande su tutte emergono spontaneamente: che tipo di impatti potrà mai avere tutto questo? Perché mai gestire le Fatture secondo queste regole potrebbe portare una qualsiasi dinamica di crescita digitale nel nostro Paese? Provo a rispondere, facendo leva sulle numerose ricerche condotte in oltre 9 anni dall’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano.
I benefici della Fatturazione Elettronica verso la PA per il Sistema Paese
L’impatto della Fatturazione Elettronica sui processi di produzione della singola Fattura può risultare limitato. In fin dei conti, stabilire che cosa si deve fatturare e a chi, come scrivere la Fattura, stamparla e inviarla al cliente non sono attività particolarmente onerose. E vanno fatte comunque, in un modo diverso ma, una volta imparato, sempre identico. Corretto. Però la Fattura è un documento che supporta una relazione: oltre al fornitore che la genera, questa arriva a un cliente che la deve processare a sua volta. Tuttavia, nella fase di Fatturazione, cioè quella parte di processo che comprende l’insieme delle attività che sono legate alla gestione di una Fattura, rientrano anche la gestione dei solleciti al pagamento, la predisposizione all’archiviazione (più o meno impattata da regole interne), l’archiviazione, la probabilità che debba procedere a un re-invio per mancato recapito, la gestione dei tempi di incasso e, con cadenza saltuaria, anche la ricerca di alcune Fatture in archivio. Oltre a queste attività, il processo è poi ulteriormente complicato dalla lunghezza delle informazioni da inserire in Fattura o dalla presenza di allegati, da organizzare e – a volte – recuperare. L’insieme di tutti questi elementi, con impatti più o meno rilevanti a seconda che si stia esaminando una realtà grande e strutturata oppure una piccolissima e destrutturata (in cui a crescere significativamente sono spesso proprio i tempi legati alle attività più semplici, peraltro) portano a una struttura di costo non banale, costituita da materiali, costi di trasmissione, costo degli spazi e – soprattutto – dal tempo dedicato dalle persone in ciascuna di queste attività nel corso dell’anno. Alla luce di queste considerazioni, passare dai modelli attuali alla Fatturazione Elettronica, lato attivo può portare a un risparmio netto tra i 2,5 e i 4 euro a singola Fattura. Il risparmio è poi più ampio lato ricevente, dove si aggiunge un evidente impatto legato alla registrazione del documento, e qui varia tra i 3 e 5,5 euro a Fattura. Per la coppia cliente/fornitore, un risparmio netto, nella sola fase di Fatturazione, di 5,5 – 8,5 euro a Fattura. Queste stime, evidentemente medie di valori anche molto eterogenei tra loro (raccolti in molteplici casi realizzati in diversi anni di ricerca), portano a numeri ancora più alti nella relazione tra imprese e PA, dove si aggiungono alcune fasi legate alla norma che le spinge alla trasparenza sui processi. Ecco dunque la risposta alla prima domanda: che tipo di impatti potrà mai avere tutto questo. Lato PA, se ben fatta, la Fatturazione Elettronica può portare un risparmio di circa 1 mld€/anno. Lato imprese, parliamo più o meno di 500 Mln€/anno.
La Fatturazione Elettronica per stimolare la crescita digitale del Sistema Paese
Rimane quindi da rispondere alla seconda domanda: perché mai gestire le Fatture secondo queste regole potrebbe portare una qualsiasi dinamica di crescita digitale al Sistema Paese? Perché fare Fatturazione Elettronica verso la PA non vuol dire affrontare un astruso adempimento – magari anche più complesso degli altri – sebbene (a un’analisi un po’ superficiale) potrebbe anche sembrare proprio così. Provando a rispondere, occorre – prima di tutto – “capire” bene: sia “che cosa vuol dire” sia “quanto costa” sostituire a un documento tradizionale (non tanto cartaceo, quanto piuttosto “analogico”, cioè che richiede una forte presenza dell’uomo per essere ricondotto all’interno di un flusso digitale) un set di dati informatici per la gestione delle relazioni commerciali tra fornitori e clienti. Si chiama “eSupply Chain Execution”. “Che cosa vuol dire” significa accorgersi che internamente le Fatture nascono già come dati raccolti da un sistema e che, in un contesto privo della carta e del postino, cristallizzare questi dati in un’immagine (o addirittura intrappolarle su un foglio di carta) non ha più alcun senso. Semmai, può essere utile capire come trasferire al documento oltre al dato anche il suo significato, per consentire a un altro sistema di raccogliere il dato automaticamente. Per facilitare questi processi esistono i linguaggi standard. Dopo anni di diatriba su quale fosse il migliore, si è forse finalmente capito che non conta tanto capire quale sia “Lo Standard”, quanto piuttosto quali sono le informazioni con cui devo popolare ogni documento. Oggi, non solo queste informazioni sono chiare (raccolte nel Tracciato FatturaPA), ma lo stesso tracciato è un XML strutturato che “corre il sano rischio” di imporsi come riferimento per chi non ha ancora adottato un qualsiasi standard. Invece, la riflessione su “quanto costa” apre a un tema forte di carattere culturale: una soluzione rapida, chiesta “al primo interlocutore che passa”, e non valutata criticamente per quanto deve effettivamente fare, può facilmente costare anche parecchio. Una soluzione ben ponderata, di cui si conoscono i limiti ma anche le opportunità e che – soprattutto, aggiungerei – mira a essere scalabile, per contro, può spesso costare “il giusto”: portando a una creazione di valore in grado – spesso nell’arco di pochi mesi, pressoché mai oltre i due anni – di ripagare l’investimento sostenuto. E questo senza guardare, ancora, alle opzioni strategiche del mondo digitale, che si manifestano a chi su questo fronte effettua qualche passo avanti convinto e consapevole.
In quest’ottica, il potenziale innovativo – di nuovo, soprattutto culturale – del passaggio alla Fatturazione Elettronica obbligatoria verso le PA, può essere dirompente. E, naturalmente, ben lungi dall’essere esclusivamente orientato al solo documento Fattura. I principi della digitalizzazione possono infatti essere estesi, con logiche affini, anche a Ordini, Conferme d’Ordine, Documenti legati alla consegna (Despatch Advice, Documenti di Trasporto, avvisi di ricezione merci ecc.), fino alla gestione dei pagamenti. L’evidente vantaggio di un processo completamente integrato sta nel ridurre, oltre ai costi operativi già affrontati per la sola Fattura, anche i costi delle riconciliazioni tra documenti concatenati e legati a una transazione.
In sintesi
La Fattura Elettronica verso la PA conviene. E conviene decisamente di più se si riesce a praticarla non solo verso la PA ma se si estende il modello di gestione digitale dalla sola Fatturazione anche alle altre – ancor meglio se “tutte le altre” – fasi del Ciclo dell’Ordine. Quindi, la Fattura Elettronica alla PA potrebbe inaugurare un’autentica stagione di innovazione digitale, che non significa solo dematerializzare la carta, ma impostare una profonda revisione delle organizzazioni e del modo di lavorare, alla luce delle opportunità offerte dalle tecnologie digitali. Una riflessione che va ulteriormente corroborata da quanto il legislatore ha già definito per incentivare la Fatturazione Elettronica tra imprese: chi condividerà le proprie Fatture attive e passive – trasferendole al Sistema di Interscambio – potrà godere, per esempio, di uno sgravio sugli adempimenti (Spesometro, modelli INTRA, comunicazioni Black List) e di tempi più brevi per i rimborsi IVA. In questa direzione di digitalizzazione spinta procede non solo il nostro Paese ma ci sta andando tutta l’Europa, motivata a definire regole digitali per la creazione del mercato unico.
Quale ruolo può avere la Fatturazione Elettronica nel percorso verso l’innovazione digitale del nostro Sistema Paese sarà anche uno dei temi affrontati al prossimo Convegno dell’Osservatorio Fatturazione Elettronica e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano. Per maggiori informazioni e per iscriversi: http://goo.gl/8SvVUf .
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