5 step per introdurre Agile in azienda

Quando un’organizzazione vuole introdurre al proprio interno l’approccio agile, o l’agilità in senso molto più ampio, è necessario pensare a un percorso ben strutturato per non fare errori che possono portare a far fallire l’obiettivo.

I percorsi possibili sono diversi, ma questi step possono essere considerati una base di partenza valida in tutte le circostanze.

1. Comincia a capire di cosa si tratta effettivamente

Al di là della moda e delle keyword è indispensabile avere le idee il più chiare possibili su cosa significa veramente diventare agili e cosa richiede.

È fondamentale acquisire quella conoscenza base per potersi muovere con maggior consapevolezza nel mondo dell’agilità. Questo non ripara dalle sfide dell’adozione, ma fornisce qualche strumento in più per affrontarle.

Una buona pratica da seguire sicuramente è quella della media company Sky, che ha impostato percorsi differenziati per i futuri team e per le persone con ruoli a supporto. Per i primi ha pensato a laboratori agili che puntassero alla pratica, per i secondi a seminari per capire il nuovo approccio.

2. Identifica l’approccio per te più adatto e dove sperimentarlo

L’agile è un universo fatto di framework, metodi, tecniche. Quindi è necessario selezionare il modello/framework di riferimento da adottare e le tecniche ad esso correlate.

Inoltre, è importante capire su quale contesto/progetto sperimentare l’agile e quindi come applicare il framework rispetto al contesto selezionato. In caso di un progetto pilota, quest’ultimo deve essere rappresentativo dei progetti aziendali e di media complessità: da un lato i risultati ottenuti devono essere interessanti per l’azienda, dall’altro bisogna lasciare che il team possa concentrarsi anche sull’imparare un nuovo metodo.

Tornando all’esempio Sky, l’azienda ha inizialmente identificato il framework scrum, mentre per i gruppi con attività continuative si è scelto Kanban System. Entrambi i framework sono stati oggetto di personalizzazione, sulla base del contesto aziendale.

Un’altra azienda del settore energy & utilities ha adattato scrum in base alla tipologia di progetti affrontati: più implementativi e di sviluppo o più strategici.

3. Impara cosa significa adottare l’agile e cosa fa per te e per la tua realtà

Durante la sperimentazione del modello in un contesto ristretto è necessario fare continue “retrospective”, ovvero revisioni del modo in cui si sta lavorando: chiedersi costantemente se il modello sta funzionando ed eventualmente cosa rende difficoltosa la sua applicazione.

A valle della fase di sperimentazione si avranno delle lesson learned e delle indicazioni di miglioramento, fondamentali per poter decidere se e quanto l’Agile può essere applicato.

In questa fase dell’adozione di agile non è inusuale dover definire o ridefinire alcuni ruoli a integrazione di quelli previsti all’inizio. A volte, i comportamenti o l’uso di strumenti ritenuti determinanti per il successo nella sperimentazione sono diventati best practice agili.

4. Se hai deciso che l’Agile fa per te, definisci una roadmap di diffusione e di adozione dell’approccio agile

È bene sempre introdurre l’agile per “cerchi concentrici”, senza andare a tappeto indiscriminatamente su tutta l’azienda: non è detto che l’agile vada bene sempre e in ogni caso.

Nel caso di Sky, per esempio, si è partiti con un settore pilota, per poi decidere di scalare.

5. Diffondi costantemente una cultura agile all’interno dell’azienda

Affinché l’agile non si fermi all’esperienza di un singolo team o un singolo progetto, è necessario rendere tutti partecipi del cambiamento e della sfida più grande, ovvero affrontare un cambiamento culturale. E questo è possibile con iniziative interne come workshop, seminari, esperienze condivise.

Molte aziende organizzano varie iniziative di informazione e formazione per diffondere e mantenere la cultura agile in azienda, mentre altre si orientano a comunicarlo esternamente, condividendo le proprie esperienze, organizzando e sponsorizzando eventi dedicati all’agilità. 

Quali gli errori che portano a epic fail?

1. Buttarsi a capofitto nel mettere in pratica l’agile sapendone poco o nulla. L’agile presenta un approccio relativamente semplice sulla carta ma non è altrettanto banale applicarlo nella realtà. E’ difficile adottare l’agile senza aver prima acquisito un minimo di consapevolezza sul metodo. Questo è il motivo per cui è preferibile formare le persone che per prime adotteranno l’agile e quelle coinvolte nella sperimentazione iniziale.
2. Pensare che adottare l’agile significhi applicare solo una serie di regole. L’agile richiede un forte cambiamento culturale: un nuovo modo di approcciarsi al lavoro in team e una nuova visione che vede al centro di ogni iniziativa la creazione di valore. Ridurlo all’applicazione di qualche tecnica, come per esempio i daily meeting, limita fortemente le potenzialità dell’agile.
3. Sottovalutare l’effort e la fatica soprattutto iniziale. Si tratta comunque di nuovi modi di “fare le cose” rispetto a metodi tradizionali cui si è abituati a lavorare. È necessario, quindi, mettere in conto il tempo da investire per imparare: in molte sperimentazioni emerge dalle lesson learned come l’impegno richiesto per alcuni ruoli in particolare sia maggiore rispetto all’atteso.
4. Essere troppo rigidi o darsi al fai-da-te fin dall’inizio. La rigidità non è certo un valore agile che anzi punta molto sul continuous improvement e sul binomio inspect/adapt. Non è consigliabile, quindi, applicare rigidamente un framework per sempre: deve essere calato e adattato nel contesto di riferimento per sfruttare tutte le potenzialità dell’agile. Ma non è nemmeno corretto modificare fin dall’inizio il modello scelto per adattarlo alle specificità all’interno di un’organizzazione: il rischio di cambiare così tanto da snaturare l’approccio è veramente alto.
5. Cercare di misurare i benefici dell’agile usando indicatori di successo tipici dei metodi tradizionali. Proprio perché l’impostazione e la visione dell’approccio agile è molto diversa da approcci tradizionali, non è pensabile valutare un progetto o un’iniziativa agile con le stesse misure e ponendo gli stessi obiettivi di un approccio tradizionale. Misure e indicatori di successo devono essere pensati in ottica agile.

“Credo molto nell’agile, nei suoi principi e nei suoi valori che diffondono un modo diverso di percepire e vivere il proprio lavoro” – commenta Annalisa Binato, esperta agile di Cefriel. “Consiglio sempre, appena se ne ha la possibilità, di sperimentare l’Agile affrontando un percorso graduale come quello proposto sopra: perché al di là della trasformazione agile a 360° su tutta l’organizzazione e dei benefici operativi che si possono avere, la cosa più importante è imparare. Imparare, ad esempio, un nuovo modo di vedere il proprio lavoro e la propria professionalità, un nuovo modo di lavorare con i colleghi orientato alla collaborazione e al rispetto e con i fornitori e clienti, partner nell’agile, tramite un rapporto di fiducia e trasparenza; un modo nuovo, infine, di vivere all’interno della propria azienda. Imparare, provare, migliorarsi sempre: questo è Agile“.