Project Management Gym

Ci sono molte ragioni per mantenersi in forma. Anzitutto la salute e il benessere. Una buona efficienza fisica ci rende più resistenti ai malanni e ci consente di correre dietro all’autobus che stiamo perdendo, o di salire tre piani di scale quando l’ascensore è fuori servizio, senza diventare paonazzi o ansimare come Darth Vader. Tutte cose che un atleta di qualsiasi disciplina è in grado di fare con disinvoltura.

Ci sono altrettante buone ragioni per conoscere almeno i principi fondamentali del project management. Sapere come pianificare e organizzare le nostre attività, comunicare con le altre persone coinvolte, controllare il progresso di quello che stiamo facendo, gestire rischi e imprevisti delle iniziative che intraprendiamo. Tutte cose che sono il pane quotidiano e l’ABC di qualsiasi Project Manager professionista, ma che tutti possiamo utilizzare in ogni momento per i nostri obiettivi.

In entrambi i casi, il problema consiste nel fare qualcosa senza esserne del tutto consapevoli. Lo scatto verso l’autobus sarebbe più efficace se eseguissimo un gesto tecnico corretto, così come le nostre attività di business e personali avrebbero maggiore probabilità di successo se applicassimo concetti e principi del project management.

Eccovi allora la prima scheda del mio personalissimo programma di “projectness” o, se preferite, di “allenamento progettuale”. Non vi prometto, come alcune riviste, addominali scolpiti o la certezza di poter indossare la stessa misura di costume anche l’anno prossimo. Piuttosto, proporrò specifici temi di gestione progettuale con una indicazione di tecniche, pratiche e strumenti di lavoro che di solito funzionano, indipendentemente dalla dimensione del progetto e dalla industry di riferimento.

In questo primo appuntamento partiamo dal workout di base, su cui poggia tutto il nostro programma di allenamento.

Cos’è un progetto? Cos’è il project management? Perché siete dei project manager, anche se spesso non lo sapete ancora?

Scheda #1 – Progetti, Project Manager e Project Management

Warm up

Tra voi ci sarà sicuramente qualcuno che il Project Manager lo fa di mestiere, ma a tutti vorrei comunque fare una domanda. Che non è “Sei un Project Manager?”, quanto piuttosto “Sei consapevole di essere un Project Manager o ancora non te ne sei accorto?”

La parola “progetto” è un termine di uso molto comune. Parlando del più e del meno diciamo cose tipo “che progetti hai quest’anno?” oppure “sto progettando di cambiare lavoro”. Però per i nostri scopi ci serve una definizione più precisa.

Qualsiasi progetto, grande o piccolo, semplice o complesso, è come un allenamento che componete sempre con questi 3 esercizi di base:

• un insieme di attività coordinate da svolgere da soli o in team con altre persone
• dei limiti di tempo definiti, un progetto ha sempre una data di inizio e una data di fine
• un obiettivo specifico da raggiungere nei limiti di tempo di cui sopra.

Obiettivo specifico vuol dire in pratica che un progetto viene sempre avviato per realizzare qualcosa di nuovo: un prodotto, un servizio, un’esperienza per qualcuno, in poche parole qualcosa di unico che prima non c’era. Non è una definizione che ho inventato per l’occasione. L’ho presa dalla norma ISO 21500-2012, che è lo standard internazionale di Project Management, la fonte più autorevole possibile.

Facciamo un paio di esempi:

1) Costruzione di una diga

Tipologia: progetto di ingegneria.

Attività: pianificazione, progettazione e costruzione, centinaia di persone coinvolte.

Durata attività: 3-4 anni.

Obiettivo: diga con centrale idroelettrica per dare energia ad una intera regione.

2) Organizzazione di una festa di compleanno

Tipologia: progetto di evento.

Attività: organizzazione e acquisizione servizi (location, catering, torta, DJ), 1-2 persone coinvolte.

Durata attività: 1 settimana

Obiettivo: organizzazione di una festa a sorpresa per il compleanno di un familiare.

Due scenari diversissimi caratterizzati però dagli stessi elementi: attività coordinate, tempi definiti, obiettivo specifico, sia pure in proporzioni e dimensioni molto diverse.

Esercizi

Il primo esercizio è semplice: provare ad applicare la definizione di progetto coi suoi 3 elementi di base a tutto quello che avete fatto oggi da quando vi siete svegliati. Vi renderete facilmente conto che una buona parte di ciò – 40, 50 o 60%, dipende da come è organizzata la vostra vita – sono “attività progettuali”, cioè cose che fate in modo più o meno organizzato per raggiungere specifici obiettivi entro tempi determinati.

Il secondo esercizio è provare a capire se in un dato momento della giornata vi trovate o no “dentro” un progetto. Per stabilirlo non è tanto importante quello che state facendo, ma quando e perchè lo state facendo. Se ad esempio vi piace andare a correre e ci andate ogni tanto per rilassarvi, mentre correte non siete dentro un progetto. Se però vi recate regolarmente al campo di allenamento e seguite una tabella per partecipare alla prossima maratona di New York, allora quando correte siete decisamente dentro un progetto. Attività (allenamento, esercizi, alimentazione), tempi definiti (la maratona di NYC si corre la prima domenica di novembre), obiettivo specifico (finire I 42km e 195 mt).

A questo punto dovrebbe essersi accesa una lampadina, sul fatto che non solo il nostro business, ma le nostre vite personali, sono letteralmente una successione di progetti, uno dietro l’altro, anzi spesso più progetti da portare avanti assieme. Laurearsi, conseguire una certificazione professionale, perfezionare la conoscenza di una lingua, introdurre in azienda l’uso di una nuova tecnologia, etc. Di molti di questi progetti siete l’unico membro del team di lavoro, quindi – per definizione – ne siete anche i Project Manager, proprio come vi avevo detto all’inizio.

Allora, come Project Manager è utile conoscere almeno le basi e i concetti fondamentali del Project Management, che è la disclipina che raccoglie contributi e suggerisce tecniche, metodi e strumenti per gestire nel modo migliore un progetto. Di qualsiasi tipo, dalla costruzione di una diga all’organizzazione di un compleanno.

Defaticamento e Stretching

Molti guardano al Project Management come ad una materia un po’ astrusa, complessa, verticale, qualcosa per consulenti incravattati perennemente in riunione. In realtà il Project Management è eccezionalmente pervaviso e può esservi utile in qualsiasi momento della giornata, ovunque voi siate “dentro” un progetto, in ambito business o personale.

E’ un po’ come il digitale. Oggi molti comunicatori e influencer pubblicano video sul web per ricordarci quanto sia importante la cultura digitale. Non per diventare tutti ingegneri informatici, ma perché la digital trasformation non ha impatto solo sul nostro lavoro, ma sul nostro quotidiano in senso più ampio: comunicare con la email, amministrare un conto bancario via internet o sbrigare una pratica amministrativa utilizzando un servizio online.

Pochi però evidenziano quanto sia ugualmente se non più importante avere anche una “cultura progettuale”. Non per diventare tutti Project Management professionisti, ma solo per avere quelle competenze di base che mettano in grado di organizzare attività e risorse per raggiungere uno specifico obiettivo di business o personale, dalla pianificazione all’esecuzione alla verifica dei risultati.

Siamo arrivati al termine di questa prima scheda di projectness. Ora riposatevi per bene e ricordate che il recupero è importante tanto quanto l’allenamento. Nelle prossime schede intensificheremo gli sforzi, esplorando l’applicabilità pratica di tecniche e strumenti di Project Management al business e alla nostra vita quotidiana, nel rigoroso rispetto della letteratura e degli standard di settore, provando ad essere utili a tutti voi Project Manager: professionisti e non, quelli che sapevano di esserlo, quelli che magari lo hanno scoperto oggi e quelli che ancora non ne sono del tutto convinti.