Collaborare condividendo documenti. Questa l’esigenza che ciascuno ha quotidianamente ma che non si sa mai come affrontare: ti mando una mail ma come ci ricordiamo l’ultima versione, ti spedisco lo stagista con il dvd che ti porta il file e me lo riporta corretto, vieni tu nel mio ufficio e lavoriamo insieme sono tutte proposte da bocciare. Il modo migliore per lavorare in gruppo è quello di usare uno spazio in “cloud”, ovvero a casa di nessuno ma raggiungibile da tutti tramite un collegamento Internet. Ma quale servizio usare tra i tanti che si sentono nominare? Ecco 5 buoni strumenti gratuiti per il cosiddetto file sharing (che detto all’inglese fa molto più fashion, ovvio).
Dropbox. Arcinoto servizio di condivisione e archiviazione file, consente il caricamento di file di dimensione illimitata fino a esaurimento dello spazio di archiviazione gratuito, che è pari a 2 Gb. Questo servizio, come molti altri, “regala” spazio invitando amici. L’interfaccia è estremamente semplice, si usa anche da mobile con la specifica app e promette di “conservare i tuoi file anche quando il tuo pc va a fuoco”.
Google Drive. Consigliato indubbiamente per chi ha una casella Gmail con la quale dialoga a perfezione. Consente la condivisione gratuita di file fino 15 GB, distribuiti tra i diversi account Gmail e Plus, estendibili fino a 16 TB con pagamento di un abbonamento mensile. In Drive il lavoro di gruppo è piuttosto facilitato dalla possibilità di creare documenti, fogli di calcolo, presentazioni sulle quali lavorare a più mani per poi essere memorizzati in Drive.
OneDrive. All’appello del cloud non poteva mancare Microsoft che ha annunciato in questi giorni la revisione del suo servizio (ex Skydrive). Attualmente OneDrive offre 7 Gb di spazio gratuito per tutti i suoi utenti (vecchi e nuovi), ma con possibilità di avere 500 Mb extra per ogni amico che si iscrive, fino ad un massimo di 10 amici (ovvero +5Gb). Altro modo per incrementare lo spazio è usare la funzione di salvataggio automatico delle foto scattate con smartphone o tablet (+ 3Gb gratis).
Ubuntu One. Nonostante il nome faccia pensare ad una “riserva di sofwareliberisti”, questo servizio può essere usato anche da utenti Windows, Mac e altri, oltre che disporre di app per smartphone e tablet. E’ gratuito fino alla condivisione di 5 Gb, con un’offerta di 6 mesi gratuiti per chi sceglie l’abbonamento e passa ai 20 Gb di spazio.
Wuala. Il punto di forza di questo servizio sta nella sicurezza, visto che i documenti vengono crittografati prima dell’invio al server e rimangono criptati una volta giunti a destinazione. Lo spazio offerto gratuitamente è di 5 Gb e anche qui un amico vale qualche Mb di tesoro. Il software client è disponibile per Windows, Mac, Linux, iOS e Android.
Al di là di questi cinque, ci sono molti altri servizi che consentono di inviare file di grandi dimensioni: Wetransfer, Hightail, Box e così linkando. Se non volete essere troppo tecnologici alternative ci sono, oltre a quelle elencate in premessa. Per esempio si può lavorare da soli e far viaggiare file avanti e indietro come allegati delle mail (sempre che gli allegati siano piccoli) oppure si può dettare al telefono un file, mandare un fax, fare un pacchetto con dentro qualche cd e affidarlo alle Poste.
Prima di prendere qualunque decisione ricordate la frase di John Craig: “Non importa quanto un uomo possa fare, non importa quanto coinvolgente la sua personalità possa essere, egli non farà molta strada negli affari se non sarà in grado di lavorare con gli altri.”
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