Quando, nel 2014, scattò l’obbligo di emettere fatture elettroniche per la PA, dopo i primi disagi e le immancabili resistenze, si registrò una spinta alla digitalizzazione e alla conservazione digitale che trasformò processi e vecchie abitudini, portando a semplificazione e minor burocrazia. Ora che, da gennaio, l’obbligo di emissione e ricezione si estenderà alle imprese, per il B2B c’è qualche preoccupazione ma anche attenzione alle opportunità che ne deriveranno.
“La fatturazione elettronica – spiega Enzo Capilli di Canon Italia – non sostituisce solo lo scambio delle vecchie fatture cartacee, ma anche di quelle che si erano nel frattempo digitalizzate nel senso che venivano create in digitale per essere poi spedite per posta elettronica. Fatturare elettronicamente significherà scambiare flussi telematici, in XML come avviene anche per la PA, attraverso una piattaforma di interscambio che poggia su architetture di Sogei”.
L’obbligo non è certo una novità: deciso e annunciato ad agosto di due anni fa, cambierà profondamente alcuni processi di gestione interna al B2B dal primo gennaio 2019. “Per sintetizzare – continua Capilli – non si potranno più emettere e ricevere fatture se non in modo elettronico. Anche le aziende che lavorano con la PA e conoscono questo meccanismo, non saranno esentate dalla novità che vede sia il flusso in ingresso che in uscita andare nel sistema di interscambio. Finora ci si era abituati all’idea di emettere fatture elettroniche per la PA ma non certo di riceverne”.
Cosa cambierà in azienda con la fatturazione elettronica?
Sicuramente si dovranno modificare i processi a monte e a valle della fatturazione, ma soprattutto si ridurrà l’impegno richiesto a coloro che attualmente gestiscono il ciclo passivo. L’impatto organizzativo sarà importante e anche aziende come la nostra, che gestiscono in outsourcing la fatturazione dei nostri clienti, hanno dovuto rivedere il proprio modello di business. Questo comporterà un nuovo approccio e una nuova modalità di lavoro per le risorse umane delle funzioni coinvolte. L’automazione sarà massima.. Oltre questo, con tutta probabilità, si dovranno prevedere integrazioni ai software gestionali già in uso e si dovrà pensare di digitalizzare processi ancora analogici o solo parzialmente digitalizzati.
Le imprese italiane sono pronte al grande salto?
Probabilmente per nostra cultura, così come già successo con altre scadenze e obblighi di legge (come il GDPR, tanto per citarne uno recente), aspettiamo sempre l’ultimo istante immaginando, e confidando, in qualche proroga. Credo che la maggior parte delle imprese, un 80% circa tanto per ipotizzare una percentuale, anche in questo caso, stia ancora alla finestra cercando di capire cosa e come fare. Ma non credo ci saranno proroghe. Personalmente mi auguro che non ci siano, perché mai come un obbligo di legge rappresenta una splendida leva utile a trasformare le aziende.
Le PMI possono trovare soluzioni anche re-ingenierizzando quelle messe a disposizione dall’Agenzia delle Entrate, mentre le aziende più grandi dovranno decidere se affidare a terzi la gestione del ciclo passivo e attivo oppure modificare processi e adeguare programmi per gestire il tutto internamente.
Noi in Canon abbiamo previsto una soluzione modulare, stimolata dall’analisi delle problematiche studiate in questi mesi: si va da un servizio base rivolto a chi ha solo necessità di una mediazione per l’interscambio, fino a soluzioni integrate che prevedono anche la gestione oltre che la conservazione a norma.
Quali le possibili ripercussioni dell’introduzione di questa novità?
A parte quelle di cui abbiamo parlato per le imprese, il fatto che a livello centrale si abbia una piattaforma unica che riunisce ciclo attivo e passivo di fatturazione, consente il controllo in tempo reale del matching che potrebbe aprire la strada a rimborsi IVA anticipati.
Per il resto, ritengo che come per ogni forte spinta all’innovazione siano da ricercare opportunità e giusti modi di approcciare il problema piuttosto che semplicemente pensare ad adeguarsi.
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