L’innovazione nei processi di gestione documentale: intervista a Michele Cutillo

“Il cambiamento dei processi aziendali per effetto del digitale incontra sempre resistenza da parte delle persone ma è inevitabile, se si vuole rimanere competitivi oggi.”  Michele Cutillo, Business Services Director di Canon Italia e Managing Director di IDM, spiega così quello che sta accadendo alle aziende impegnate a fronteggiare l’accelerazione che Mobile, Social Media e Internet of Things stanno imprimendo al business. Una vera e propria rivoluzione, destinata a cambiare tutto, dal modo con cui si pensano prodotti e servizi, fino alle modalità di dialogo con i dipendenti, coinvolgendo anche l’assistenza e il supporto ai clienti. “E’ normale che le reazioni all’innovazione possano essere anche forti, ma la realtà è sotto gli occhi di tutti: Mobile, Social Media e IoT, stanno cambiando le regole del gioco, nel bene e nel male. Dal nostro punto di vista, che è ovviamente positivo, il cambiamento in chiave digitale non solo va affrontato, ma deve essere adottato e sfruttato in tutte le sue potenzialità, anche quando si tratta di gestione documentale” prosegue Cutillo.

Alcuni passi le imprese li hanno già compiuti: “Pensiamo solo al grande tema del Byod, per effetto del quale viene permesso ai dipendenti di utilizzare i loro device per accedere a servizi di rete aziendali: l’89% delle aziende oggi lo permette” spiega Cutillo “il che dimostra come le modalità di accesso alle informazioni stiano cambiando, così come stanno crescendo le opportunità e le soluzioni a disposizione.” Solo pochi anni fa si trattava di qualcosa di impensabile, che la consumerizzazione ha reso realtà. “E l’IoT” aggiunge “è solo l’ultimo tassello, in ordine di tempo, di questa evoluzione, che si porta dietro anche altri aspetti complessi come il m2m, ovvero il cuore della connettività tra i device, e il modo in cui dialogano tra loro.”

Molta strada, invece, c’è da fare sui quattro macro temi che Cutillo identifica come cruciali per le imprese, che sempre più si troveranno non solo a produrre maggiori informazioni rispetto al passato, ma anche a gestirne interi processi: sicurezza, privacy, governance e compliance.
“La sicurezza oggi è legata principalmente alle modalità con cui si accede all’informazione, ma in futuro i sistemi di protezione, ad esempio gli antivirus, saranno direttamente integrati nei device. E’ un cambiamento di prospettiva importante per le aziende che, in passato, hanno investito già molto in security: ecco che oggi tutto è cambiato. Non si tratta però di non considerare più quanto già realizzato, ma di gestirlo in modo differente, lavorando maggiormente sulla crittografia dei dati e sulle forme di sicurezza preventiva. In questo senso “pianificare ed educare alla cultura della sicurezza” saranno le parole d’ordine.”  Esistono soluzioni chiavi in mano per aumentare la sicurezza e i prodotti  IT che offrono servizi di alto livello sono tanti e molto simili tra loro. Il vero problema è arrivare alla definizione di “processi che rendano efficaci questi prodotti e che permettano di avere un approccio proattivo alla sicurezza, senza essere solo la risposta a un problema dell’utente finale.”

E la privacy? In questo caso la parola chiave è: evoluzione. “Oggi il problema risiede nella possibilità di poter ricostruire puntualmente l’identità degli utenti dall’insieme dei dati che vengono raccolti” il che vuol dire che le regole che impattano sulla privacy devono evolvere costantemente di pari passo con quello che accade intorno a noi affinché: “l’accesso ai sistemi che viene offerto al cliente finale sia sicuro, certamente, ma anche in compliance con le norme.”

Anche la gestione documentale sta evolvendo e la prima grande novità rispetto al passato è rappresentata dal fatto che adesso il documento è digitale in modo nativo. Ciò vuol dire che “gli strumenti di Document Management devono prevedere sempre più la gestione di informazioni sia strutturate che non strutturate; oggi l’informazione digitale non è solo un documento, ma anche un’immagine, il fotogramma di una videocamera, etc.” Questo impatta sulla fase iniziale ma si ripercuote poi a tutti i livelli: “oggi il mercato ha prodotti per tutte le esigenze, la differenza la fa il servizio associato alla specifica soluzione.”

E, proprio in materia di servizi, Canon – che sta investendo molto in questo ambito e su prodotti B2B in Italia e nel mondo – ha oggi un’offerta end to end che coinvolge l’intero processo, dall’acquisizione dei documenti, ai workflow fino ad arrivare ai sistemi OCR. “Puntiamo molto su soluzioni di Information Management innovative; Canon ha infatti acquisito Axis, dimostrando attenzione al tema della sicurezza, intesa come gestione e acquisizione dell’informazione attraverso le soluzioni di videosorveglianza. Inoltre, stiamo testando un servizio che, partendo dalle riprese delle videocamere, inserisca le informazioni (video e immagini) all’interno di un più complesso processo documentale. Abbiamo poi acquisito Integra, proprio in relazione al Document Management”.  “Il 60% del fatturato Canon Italia è attualmente legato al B2B e la sola Business Unit dei servizi conta più di mille professionisti a supporto dei clienti, in tutti i settori industriali”. Negli anni, quindi, acquisizioni mirate ma, soprattutto, una forte expertise  nelle procedure business: “Questo ci consente  oggi di potere affiancare efficacemente le imprese nello snellimento dei processi,  permettendo loro di liberare budget e risorse” conclude Cutillo.