Molte aziende europee non hanno ancora adottato un sistema che consenta un controllo integrato delle spese anche attraverso gli ordini di acquisto: in meno del 50% dei casi addirittura riescono ad avere il controllo sulle reali spese sostenute.
Il ciclo ordine-pagamento, comunemente conosciuto come Purchase to Pay (P2P), si riferisce ai processi aziendali che comprendono le attività di richiesta, acquisto, ricezione, pagamento e contabilizzazione di beni e servizi. Il controllo delle singole spese diventa sempre più complesso da gestire, causando spesso una ripartizione di responsabilità non chiara tra i singoli dipartimenti e unità di le business unit.
ICM Unlimited ha condotto per Canon un’indagine (Il futuro del Purchase to Pay) in 12 mercati europei, fra aziende di diverse dimensioni, dai 100 fino a oltre 5.000 dipendenti, per studiare il grado di cambiamento in questo ambito. La maggior parte di esse ha evidenziato una scarsa collaborazione tra le divisioni finance e acquisti. La trasformazione digitale influisce positivamente sul modo in cui l’integrazione tra queste due divisioni viene percepita: il 79% delle aziende europee che hanno portato a termine il processo di digital trasformation del P2P sostiene che l’integrazione tra le due funzioni può contribuire al successo aziendale.
Anche il white paper 7 Trends That Will Transform Purchase-to-Pay in 2016 evidenzia che l’integrazione delle soluzioni P2P con apertura agli acquisti e alle business unit facilita i rapporti e gli equilibri tra acquirenti e venditori. Attraverso lo scambio di informazioni tramite una solida rete commerciale, come ad esempio una rete integrata di fatturazione elettronica, acquirenti e venditori sono in grado di effettuare o accettare pagamenti come il flusso di cassa richiederebbe.
INTEGRAZIONE TRA ACQUISTI E FINANCE
La stretta collaborazione tra acquisti e finance rappresenta un requisito essenziale per il successo delle iniziative P2P: il 66%, più della metà del campione intervistato, concorda sul fatto che le aziende possano accrescere il proprio fatturato migliorando proprio l’integrazione tra queste due divisioni. Questa evidenza è condivisa in Spagna (79%), Italia (78%) e Francia (73%), mentre acquista meno valore nei Paesi del Nord Europa (49%), nei Paesi Bassi (50%), nel Regno Unito e Irlanda (62%).
Il 90% dei Direttori Acquisti e dei Direttori Finanziari ritiene che la collaborazione tra i due dipartimenti dovrà consolidarsi nei prossimi due anni. Dall’indagine emerge un dato interessante ovvero è la funzione finance ad aver maggior bisogno degli acquisti, e non viceversa. I dipartimenti finanziari si sono rivelati due volte più propensi (32%) a collaborare con la divisione acquisti poiché mentre gli obiettivi di quest’ultimi sono correlati al taglio dei costi commerciali e alla gestione del rischio nella catena di fornitura, il finance è più interessato al controllo e al processo, per cui fa affidamento sulla collaborazione.
I LIMITI
Malgrado numerose aziende europee stiano migrando verso soluzioni completamente digitalizzate, prevale ancora una gestione manuale del processo P2P: ad esempio nel 14% delle aziende inglesi/irlandesi, e nel 13% di quelle francesi. Sembra che questo metodo continuerà a essere diffuso in alcuni Paesi: l’8% dei decision maker inglesi e irlandesi ritiene che continuerà a gestire il processo manualmente.
Malgrado i vantaggi concreti che l’automatizzazione del P2P potrebbe portare alla produttività, solo il 25% delle attuali operazioni di fatturazione in Europa vengono gestite in modo totalmente automatico; la maggior parte delle fatture infatti vengono ancora emesse in formato cartaceo (37%) e inviate tramite e-mail (38%). Secondo il rapporto Billentis 2015 oltre 170 miliardi di fatture vengono inviate e ricevute tra aziende e Governi ogni anno. Con un risparmio stimato di quasi il 90% nel passaggio alla elaborazione elettronica delle fatture ci si chiede come mai le emissioni e gestioni avvengano per lo più ancora in maniera cartacea. Ad esempio nel Regno Unito e Irlanda oltre il 46% delle fatture viene ancora gestito tramite e-mail, in Francia il 54% è solo in formato cartaceo, relegando l’impiego della posta elettronica al 27% e l’automatizzazione al solo 19% raggiungendo una delle percentuali più basse in Europa. Una situazione molto simile la si ritrova in Spagna con il 41% delle fatture in formato cartaceo, il 38% via e-mail e solo il 22% automatizzato.
Attualmente solo nei Paesi nordici e in Italia l’elaborazione elettronica delle fatture sta superando l’uso della carta. Nei Paesi del Nord Europa il 33% delle fatture è automatizzato, il 39% viene gestito via e-mail e solo il 27% è in formato cartaceo. In Italia, per una volta tra le prime a livello europeo, quasi la metà delle fatture (44%) è gestita tramite e-mail, il 29% è automatizzato e solo il 26% è in formato cartaceo.
I VANTAGGI
Le aziende intervistate dallo studio Canon confermano che l’adozione di una tecnologia end-to-end può contribuire all’ottimizzazione del processo P2P. Tra i vantaggi principali emergono il potenziamento del controllo su spese e liquidità (38%), la riduzione dei rischi e degli errori (37%) e l’incremento della produttività nelle divisioni finance e acquisti (36%). Anche la collaborazione viene considerata come un importante vantaggio dal 29% delle aziende europee. Il 70% delle imprese dichiara che favorisce l’incremento della produttività, mentre il 66% dichiara che migliora il controllo dei processi P2P. Per il 65% del campione intervistato addirittura si riducono i costi dipartimentali.
GLI SVILUPPI
Efficienza e produttività sono le parole d’ordine per la tecnologia P2P che le aziende intendono adottare nei prossimi due anni. La gestione documentale, attualmente impiegata dal 39% delle aziende, è il “prerequisito” più diffuso in Europa per il processo P2P; il restante 58% delle aziende pensa di adottarlo nei prossimi due anni. Le imprese hanno intenzione di sviluppare nei prossimi anni anche le tecnologie P2P necessarie per ottimizzare la fatturazione:
- Fatturazione elettronica (56%)
- Acquisizione fatture (55%)
- Elaborazione fatture (54%)
Anche la gestione delle spese sarà uno dei settori di maggiore interesse per lo sviluppo delle tecnologie P2P: il 35% delle aziende attualmente adottano questa modalità digitale di gestione e il 55% ritiene di installarla entro la fine del 2018.
“Efficienza e produttività sono gli elementi chiave per il successo di ogni realtà di business, le aziende italiane sentono l’esigenza di ottimizzare i loro processi passando a una gestione Purchase to Pay sempre più digitale”, afferma Teresa Esposito, Marketing & Sales Excellence Director Business Groups “Emerge dunque la richiesta di un partner che possa guidarli lungo questo percorso di trasformazione fornendo consulenza in materia e proponendo sia soluzioni tecniche che servizi”.
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