La carta “pesa” ancora nelle aziende: la metà dei documenti è su supporto cartaceo

Nel percorso di trasformazione digitale molte aziende stanno oggi rendendosi conto di essere ancora troppo dipendenti da processi basati sulla carta: circa la metà dei documenti in uso nelle aziende risulta vivere su supporto cartaceo e che ogni lavoratore perde mediamente tre ore alla settimana in attività legate alla gestione di questo tipo di documentazione. Lo sostiene IDC secondo cui intervenire sui processi documentali è ancora oggi uno degli imperativi per molte imprese, pubbliche e private per rispondere ad obblighi normativi che regolano il percorso di digitalizzazione della PA e per ottimizzare l’intero workflow documentale in un’ottica di controllo dei costi e di efficienza operativa, ma soprattutto un’occasione per innovare i processi di business alla luce delle nuove potenzialità legate alle tecnologie cloud e mobili.

Si pensi per esempio che in Italia già la metà dei lavoratori è mobile (il 51% nel 2014 e il 55% nel 2015, dati IDC) e che diventeranno quasi i due terzi (73%) nel 2018. Una forza lavoro sempre più mobile e un uso intensivo e sempre più capillare di device mobili accresceranno l’esigenza di una conversione paper-to-digital dei documenti per consentirne l’accesso ovunque e in qualsiasi momento. Ecco che proprio il paper-to-digital document management sta diventando una delle voci di spesa di cui molte aziende dovranno tenere conto nel processo di trasformazione digitale. IDC include in questa voce software, hardware e servizi rivolti a tre specifiche attività: cattura, digitalizzazione e distribuzione dei documenti; archiviazione e gestione dei documenti; elaborazione e gestione della modulistica. Stando ad IDC, il mercato del paper-to-digital document management ha superato per la prima volta il miliardo di euro in Europa Occidentale nel 2014 e si appresta a toccare i 1.100 milioni di euro nel 2015. Al di là del giro d’affari, significativa dell’attenzione che le aziende stanno sempre più ponendo sul tema è la crescita prevista di anno in anno. Se infatti nel triennio 2010-2012 questo mercato è cresciuto in Europa Occidentale con percentuali stagionali assestate sul 6%, nel 2014 ha iniziato ad accelerare, toccando l’8,4%, e nel 2015 IDC prevede che salirà ancora, all’8,6%, mantenendosi poi fino al 2017 costantemente sopra l’8% di crescita all’anno. Chiaro che il paper-to-digital document management rappresenta solo uno dei tasselli di una strategia più generale di document, information & process management, ma è il tassello base per poi poter sviluppare vere nuove opportunità di business rivedendo processi e modelli aziendali.