Smartphone e tablet, siano essi personali o aziendali, sono diventati strumenti di lavoro frequenti negli ambienti d’ufficio, essenziali sia nel corso di riunioni in azienda che di incontri esterni con clienti e fornitori. E’, anche questa volta, il modo con cui la consumerizzazione dell’IT sta trasformando i processi di lavoro: se negli anni passati erano le imprese a offrire al lavoratore strumenti IT all’avanguardia per portare avanti le proprie attività, computer portatili, palmari e telefoni cellulari, solo per citarne alcuni, oggi è vero il contrario. Smartphone e tablet personali sempre più all’avanguardia stanno entrando in azienda anche per lavorare: è il BYOD, il bring your own device, uno dei trend dato in maggior crescita negli ultimi anni, cui però si stanno nuovamente affiancando fenomeni come Cyod, il Choose your own device, e il Cope, acronimo di Corporate owned, personally enabled.
Quale che sia la matrice, device proprietari o aziendali personalizzati, il mobile ha abituato le persone a lavorare ovunque e da qualunque supporto e promette di entrare sempre di più negli ambienti e nei processi di lavoro. Ciò vale sia per il personale interno alle aziende che per ospiti/stakeholder di passaggio che, per la stessa abitudine alla mobilità e a usare servizi in mobilità, si aspettano sistemi di connettività di alto livello. Che includono anche possibilità di stampa wireless.
Il Mobile printing
Il mobile printing, sottoinsieme del cloud printing, è proprio il servizio che permette alle aziende di gestire i processi di stampa e scansione consentendo ai dipendenti che si spostano in azienda e agli utenti ospiti di stampare dai loro dispositivi mobili via wireless. Il cloud printing permette, come approfondito in altre occasioni, di stampare documenti, foto e materiali, da storage cloud da stampanti abilitate e anche da mobile.
Il mobile printing propriamente detto aggiunge tre varianti:
- la stampa avviene dopo aver scaricato un’apposita mobile app che, una volta installata sul device, permette all’utente di stampare sulle printer del vendor che ha sviluppato l’applicazione. Oltre a essere particolarmente intuitiva, il ricorso a questo tipo di opzione offre la possibilità di controllare lo stato di avanzamento del processo. Allo stato attuale i principali vendor hanno sviluppato soluzioni sia iOS che Android.
- la stampa avviene dopo che l’utente ha inviato i propri documenti a un indirizzo email preconfigurato, gestito da un apposito software residente su un server della rete aziendale. Questa modalità non richiede il download di app dedicate o l’installazione di driver particolari: il dispositivo mobile, infatti, deve essere semplicemente dotato di funzionalità e-mail.
- la stampa avviene dopo che gli utenti hanno inviato i loro lavori direttamente al device o a una coda di stampa protetta, a prescindere dal dispositivo utilizzato o da dove si trovino. Tale sistema permette di inviare lavori dall’esterno utilizzando un driver di stampa Internet oppure caricando il file da stampare su un portale web.
Il mobile printing, dunque, permette alle imprese di gestire in sicurezza tutti i processi di stampa via mobile che si effettuano in azienda. A seconda delle soluzioni implementate, tutto può essere efficacemente gestito: gli utenti possono essere identificati in base a identità multiple, per garantire che i lavori di stampa vengano addebitati alla persona e al budget corretti, gli amministratori permettono agli utenti sconosciuti oppure ospiti di inviare lavori in sicurezza ai dispositivi di stampa dell’organizzazione e infine, possono gestire le code di stampa in modo trasparente.
E non solo: oltre a gestire in maniera semplice, sicura e personalizzata le stampe, talune tecnologie avanzate danno anche la possibilità di impostare le stampanti in modo da scansionare e digitalizzare tutte le tipologie documentali che le imprese hanno bisogno di dematerializzare e semplificare. Si creano così dei veri e propri flussi intelligenti che permettono di catturare le informazioni che si trovano nei documenti attraverso barcode oppure riconoscendo direttamente la tipologia di documento.
“Per snellire e razionalizzare i processi documentali, le soluzioni di stampa e relative piattaforme tecnologiche ricoprono un ruolo fondamentale. Canon offre soluzioni strutturate, come le piattaforme Canon Therefore, uniFLOW e IRIS, proprio con l’obiettivo di semplificare al massimo i processi di gestione documentale degli utenti aziendali” – ha dichiarato Davide Balladore, Business Consultant Manager di Canon Italia “In particolare, con la piattaforma uniFLOW è possibile gestire i flussi di stampa mobile in maniera semplice e sicura, attraverso APP windows, ios e android oppure semplicemente mandando una mail con allegati ad un indirizzo specifico dove il software Canon è in grado di verificare se l’utente che ha inviato il job da stampare fa parte dell’organizzazione aziendale oppure è un guest. In quest’ultimo caso viene spedito sempre via mail un codice temporaneo che il guest può utilizzare per autenticarsi alla multifunzione e rilasciare in maniera sicura i propri lavori.”
Questo dimostra, ancora una volta, che i sistemi di gestione documentale, quand’anche legati ai processi di stampa, sono strumenti che chiamano in causa le aziende nel complesso: facilitano il lavoro, supportano la collaborazione, snelliscono le procedure. Non è solo questione di software e tecnologia: è la necessità di lavorare in un’ottica di mobile device management ma anche di enterprise mobility management lì dove smartphone e tablet, siano privati oppure aziendali, entrano nel mondo del lavoro riconfigurandone servizi e processi.
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