Cloud computing e consumerizzazione dell’IT: sono questi i due fattori che stanno progressivamente contribuendo a cambiare il volto di molte attività quotidiane delle imprese, tra le quali il modo in cui esse producono, accedono, gestiscono e stampano, i documenti.
Il cloud computing porta con sè un vasto ecosistema di servizi che puntano, tra l’altro, a facilitare la gestione documentale indipendentemente dal device utilizzato, sia esso mobile o fisso, in ambiente domestico o lavorativo. È il concetto di software as a service, chiamato direttamente in causa dal web 2.0 e di cui il cloud computing è fattore abilitante e pilastro insieme. La possibilità di utilizzare software non installati sul proprio computer per gestire la produzione documentale (anche attraverso software come Google Drive, Onedrive, Dropbox o Evernote, ad esempio), tanto in ambiente consumer che business e prosumer, sta avendo impatti fortissimi sulla gestione del ciclo di vita dei documenti.
Si tratta di soluzioni ormai note il cui uso nelle imprese secondo molti è una faccia del complesso fenomeno che va sotto il nome di IT Consumerization, ovvero il trend in base al quale l’uso e lo stile delle tecnologie in ambiente lavorativo viene dettata, in sostanza, dall’evoluzione del profilo privato degli individui e dal loro utilizzo delle tecnologie personali. Non si tratta solo di usare tablet o smartphone privati negli ambienti di lavoro, che è l’esempio più chiaro di cosa voglia dire consumerizzazione dell’IT, ma vuol dire anche adottare per lavoro servizi cloud diffusi nell’uso privato che vanno a integrare le tradizionali modalità di lavoro nelle aziende.
Questa tendenza non può non toccare anche la fase finale della produzione documentale, ossia la stampa. Il modo in cui questa fase viene gestita, sta cambiando volto e va a integrarsi sempre più strettamente con il cloud computing e con la dimensione della stampa multidevice.
Il cloud printing: i servizi possibili
Il cloud printing è, essenzialmente, il servizio di stampa che si basa sulla capacità di usare device che, via internet, sono collegati ai sistemi di storage cloud più diffusi per avviare o pianificare le stampe. I sevizi disponibili sono diversi e diverse sono le modalità applicative attraverso le quali possono essere utilizzati. Ma ecco le tre principali tipologie possibili:
- Stampa e scansione cloud con i servizi di storage: è la stampa dei documenti direttamente dai servizi di storage online sopracitati, applicabile ad immagini, pdf e documenti Word, Excel o PowerPoint. Taluni software di stampanti multifunzione permettono anche di eseguire scansioni e poi caricare i file sui servizi cloud, oppure inviarli anche tramite e-mail direttamente dallo schermo della multifunzione. Spesso, inoltre, tali sistemi consentono di essere gestiti anche attraverso device mobili come smartphone o tablet, così da poter predisporre stampe in mobilità o da remoto.
- Stampa cloud da album fotografici online: ovvero la stampa di immagini di alta qualità direttamente dagli album fotografici online, presenti sia sugli spazi cloud quanto su social network come Flickr, Photobucket o Picasa. La gestione di questi servizi può avvenire direttamente dallo schermo delle stampanti, oppure da applicazioni governabili da smartphone o tablet.
- Stampa cloud dai social network: l’uso dei social network nelle imprese cresce e crescono anche i materiali fotografici ad hoc che vengono utilizzati e/o condivisi in occasione di specifiche campagne. I servizi di cloud printing permettono di stampare foto da Facebook e Twitter direttamente dalle stampanti abilitate senza dover passare da software esterni, rendendo così interazione e stampa semplici, immediate ed alla portata di tutti.
“Canon è costantemente impegnata nel favorire la creazione di una “cultura digitale” che abbia al centro mobile e cloud, come testimonia anche la partnership con gli Osservatori del Politecnico di Milano e la recente acquisizione di Integra Document Management (IDM)” – ha dichiarato Davide Balladore, Business Consultant Manager di Canon Italia – “La nostra volontà è quella di posizionarci tra i leader nel mercato italiano dell’Information Management e dei processi di gestione documentale, per affiancare le imprese con innovazioni tecnologiche che facilitino lo smart working e, grazie alla partnership europea stretta circa un anno fa con Verizon e all’acquisizione di Integra Document Management, Canon è oggi in grado di offrire alle aziende la possibilità di gestire in outsourcing documenti e informazioni in modalità private e public cloud. Per le piccole aziende, da circa un anno e mezzo, stiamo offrendo il servizio per la gestione dei documenti via public cloud Canon Therefore Online, che permette di condividere e gestire qualsiasi materiale anche tramite app in completa mobilità, attraverso un contratto di servizio flessibile dove il canone mensile varia in funzione dello storage iniziale e del numero di utenti”.
Gestire il patrimonio documentale delle imprese non è più solo questione di archivi locali, siano essi fisici o digitali: lo storage cloud sta imponendo nuovi paradigmi e nuove logiche sia a chi produce conoscenza che a chi ne fruisce. Ma soprattutto sta offrendo la possibilità di consultare, modificare e stampare documenti archiviati o condivisi direttamente da stampanti abilitate, risolvendo – grazie a processi specifici – quei problemi di sicurezza che in altri contesti avrebbero richiesto l’accesso diretto alla risorsa hardware in questione, o l’uso di vpn dedicate. È proprio sullo sviluppo, sulla gestione e sul governo di processi ad-hoc, infatti, che si gioca quella che per le aziende è spesso la partita centrale: quella della sicurezza. Sicurezza che diventa un problema se le imprese non adottano un approccio globale alla digital transformation basato su una governance dei documenti pensata per far fronte ad un contesto che, forti i nuovi scenari dell’IT e della consumerization, pone sempre nuove e più complesse sfide da gestire.
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