Il termine dematerializzazione indica il progressivo incremento della gestione documentale informatizzata, nelle strutture amministrative pubbliche e private, e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
In base a una indagine internazionale condotta da IDC, il 55% dei documenti in uso nelle aziende nasce e vive su supporto cartaceo, mentre trattamento e gestione dei documenti cartacei assorbono mediamente circa 3,6 ore a settimana per ogni lavoratore. Questo accade anche nelle aziende italiane dove ambiti quali ciclo passivo, contrattualistica, rapporti con i clienti, risorse umane, ordini, logistica sono a forte intensità documentale, sebbene le aziende percepiscano l’esigenza di migliorarne efficienza e gestione. Lo confermano anche le previsioni di investimento per i prossimi mesi in Italia dove conservazione sostitutiva, workflow documentali e ricerca di maggiore efficienza rappresentano priorità di intervento. Spinti anche dall’evoluzione normativa, dopo l’entrata in vigore nel marzo dello scorso anno dell’obbligo di fatturazione elettronica per tutte le aziende che si relazionano con la pubblica amministrazione, in Italia e in Europa gli investimenti in soluzioni di “paper to digital document management” sono cresciuti a ritmi sostenuti, superando nel 2015 i 1.100 milioni di euro e facendo stimare un ritmo di crescita superiore all’8% almeno fino al 2017.
Perché dematerializzare?
I processi di gestione cartacea dei documenti sono caratterizzati da eccessiva onerosità, difficoltà di condivisione e archiviazione, mancanza di trasparenza, tempi di ricerca elevati, possibilità di smarrimenti ed altre inefficienze. La gestione digitale non solo permette di risparmiare sulla carta ma garantisce una maggiore efficienza. Non è un caso se nell’anno in corso circa il 40% degli investimenti delle aziende italiane è finalizzato a progetti di digitalizzazione e dematerializzazione come rilevato dall’Osservatorio Digital Innovation 2015 del Politecnico di Milano. La digitalizzazione del processo può portare risparmi concreti: ad esempio, nel ciclo dell’ordine rivedere in digitale l’intero processo potrebbe portare tra i 25 e i 65 euro di beneficio a ciclo, con un ritorno dell’investimento già nei primi 12 mesi. Risparmi che derivano da maggiore produttività, accuratezza, ottimizzazione dello spazio e dei materiali. Quindi sembrerebbe auspicabile dematerializzare: ad esempio le imprese che hanno digitalizzato gli archivi fiscali sono ancora oggi abbastanza limitate, se confrontante con la totalità delle imprese (circa 5 milioni) presenti e attive nel nostro Paese. Questa pratica è diffusa solo nel 39% delle grandi imprese e nell’1% delle PMI attive in Italia. Già qualche anno fa uno studio dell’Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione del Politecnico di Milano aveva evidenziato che digitalizzando processi e documenti si risparmierebbero 200 miliardi senza tagliare il costo del lavoro e/o il personale. Il dato era stato calcolato stimando in circa 45 miliardi i documenti di business “dematerializzabili” con 24 milioni di alberi abbattuti in meno, 4 milioni di tonnellate di C02 in meno per un risparmio di 200 miliardi di euro, di cui 40 ascrivibili alla Pubblica Amministrazione e 160 alle PMI.
“Consapevole dell’elevato valore sociale ed economico legato ai processi di dematerializzazione e digitalizzazione, Canon da oltre un decennio ha cominciato ad affiancare aziende e istituzioni verso il processo di cambiamento. Impegno e investimenti ci consentono oggi di offrire un servizio di dematerializzazione ai massimi livelli di efficienza ed efficacia oltre che di aiutare i nostri clienti a muoversi verso la digitalizzazione dei processi fin dall’origine dei documenti. Per questo in IDM, una Canon Company, mettiamo a disposizione di aziende private e della PA le migliori competenze e tecnologie, con l’obiettivo di affiancare i nostri clienti nella ridefinizione dei loro processi favorendone la trasformazione verso una realtà sempre più digitale” afferma Marco Pasqua, IT SD, Presales & Project Management Director di IDM.
Quanto è possibile risparmiare?
Il Forum della Pubblica Amministrazione ha stimato l’entità del risparmio “da dematerializzazione” in cinque settori chiave: fatturazione elettronica, ricette mediche elettroniche, certificati medici online, fascicolo sanitario elettronico e processi telematici. Un primo dato emerso è riferito al risparmio di carta: oltre 1 miliardo e 935 milioni di fogli per circa 87 mila alberi.
Pochi tra i responsabili delle aziende pensano alla dematerializzazione documentale quale soluzione, poiché spesso non si rendono conto di quanto gravi sui bilanci la produzione e la gestione di un singolo documento cartaceo. Alcuni studi hanno calcolato che ciascun foglio di qualche rilevanza che circola in azienda può arrivare a costare attorno ai 2 € l’anno. In questa cifra alcune stime hanno ricondotto un 40% di costo del personale dedicato alla gestione e all’archiviazione del documento. Oltre il costo in se stesso, dunque, la gestione documentale cartacea comporta anche l’immobilizzazione di risorse umane in un’attività non direttamente produttiva e, spesso, anche inutile.
Secondo la stima dell’Osservatorio sulla fatturazione elettronica del PoliMi è stato calcolato che la dematerializzazione dei processi di gestione documentale porta a un risparmio che può superare l’80% dei costi relativi alla gestione documentale cartacea.
Quali i vantaggi oltre al risparmio?
- Recupero di produttività. La semplificazione dei processi porta a una conseguente riduzione dei volumi delle attività amministrative: ad esempio con la fatturazione elettronica si risparmia costo di stampa, affrancatura, postalizzazione.
- Easy Access. Dal momento in cui il documento viene acquisito in versione digitale, questo diventa accessibile da qualsiasi computer o dispositivo elettronico connesso alla rete aziendale da parte dei dipendenti autorizzati all’accesso.
- Searchable Text. Quando un documento viene sottoposto a scansione, OCR esamina il testo e crea una versione digitale dei contenuti. Questo testo viene memorizzato con il documento, elaborando un file che può essere consultato successivamente da qualsiasi dipendente. Se una azienda o organizzazione ha necessità di trovare tutti i file che riguardano un particolare cliente o progetto, la ricerca all’interno del database dei documenti digitali può essere fatta agevolmente attraverso la ricerca di ogni menzione o citazione del nome cliente o del progetto. Questo processo trasforma file ordinari in potenziali database di informazioni che possono essere usate a scopo di marketing, controllo e gestione.
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