Da MPS a MCS: quali scenari?

La produzione di documenti rappresenta una delle principali voci di spesa di un’azienda, con un costo che può arrivare fino al 3% del fatturato. Eppure gli studi hanno dimostrato che le aziende hanno una visione e un controllo limitato su queste spese. Le infrastrutture di stampa sono spesso frammentate e prive di adeguato controllo, con conseguente incremento dei costi e riduzione della produttività e dell’efficienza. Negli ultimi anni il mercato ha associato al termine Managed Print Services (MPS) quello di implementazione di una strategia per governare in modo più efficiente l’operatività di tutte le risorse di stampa installate e permettere significativi risparmi sui costi di gestione. In questo contesto si fa riferimento alla stampa gestita dove il cammino del documento è caratterizzato da un percorso prevalentemente unidirezionale in cui dal sistema informativo aziendale il documento passa attraverso le Multifunzioni (MFP) per poter essere stampato. I driver dell’offerta MPS sono quelli tradizionali:

• Razionalizzazione dei dispositivi di stampa, evidenziando i costi visibili ma anche quelli nascosti.
• Ottimizzazione finanziaria degli investimenti (from CAPEX to OPEX)
• Possibilità di stampare in modo sicuro da qualsiasi tipo di dispositivo, attraverso sistemi di autenticazione
• Automazione della gestione dei consumabili e delle richieste di supporto
• Possibilità di integrazione verso le più diffuse piattaforme di mercato
• Monitoraggio ed Analisi di utilizzo e di comportamento degli utenti.

La stampa dei documenti è ancora necessaria, anche se il proliferare di informazioni spesso porta ad abusarne; tuttavia le aziende hanno capito che attualmente la digitalizzazione rappresenta l’innesco che attiva un percorso di innovazione ed evoluzione organizzativa e consente di elaborare e rendere accessibili grandi quantità di contenuti, consentendo loro di focalizzarsi sul proprio core business, aumentandone così la redditività.

Il documento non è più percepito come un semplice foglio di carta ma come contenitore di informazioni dal quale estrapolare i contenuti idonei e i dati più importanti. Questa divulgazione digitale sta portando quindi ad un cambiamento dell’offerta MPS verso una proposta di Managed Content Services (MCS), definita anche da Gartner come una soluzione che razionalizza, semplifica ed ottimizza le comunicazioni e la condivisione dei contenuti all’interno delle organizzazioni. In questo contesto, la MFP si può trasformare in un Hub di informazioni che facilita la condivisione e l’integrazione dei contenuti aziendali. E’ possibile organizzare ed automatizzare flussi di lavoro che superino la normale scansione di documenti, associando specifici workflow che attivano un processo inverso rispetto alla stampa, che consenta di migliorarne i processi gestionali per automatizzare la distribuzione e l’archiviazione verso il sistema informativo aziendale.

Il collegamento tra i due modelli  MPS e MCS diventa più chiaro se si considera la MCS una evoluzione di MPS, poiché in realtà sposta l’attenzione dai dispositivi alla stampa per catturarne i contenuti e fornire una gestione dell’intero ciclo vitale del processo. E infatti in questo senso il Managed Content Services richiede strategie per la sicurezza, la condivisione e l’accesso ai documenti all’interno e all’esterno dell’azienda.

La sfida del content management

Il settore identificato con l’acronimo “ECM” (Enterprise Content Management) si sta trasformando in qualcosa di molto diverso rispetto al passato. Il volume dei contenuti sta aumentando velocemente e inizia ad essere complesso anche definire cosa s’intenda oggi con il termine contenuto e come e quanto esso sia diverso dal termine dato. La gestione di questi aspetti stanno diventando sempre più critici e strategici per il successo aziendale e la stessa gestione dei contenuti si è spostata da poche figure specializzate in gestione di documenti ad una vasta gamma di lavoratori della conoscenza alle prese con processi sempre più complessi e ad alta densità di informazioni e dati.

Leggendo il Report Content Management 2020 realizzato da AIIM si comprende bene quanto i tempi tiano cambiando in riferimento alla gestione dei contenuti. La sfida di gestire l’intersezione di persone, processi e informazioni non è nuova quindi non cambia in merito alle attività di gestione, ma le tecnologie e le tempistiche che attualmente sono usate per gestire questo processo sono molto cambiate nel corso degli anni. Lo studio ha rilevato cinque epoche di gestione delle persone, dei processi e delle informazioni distinte e definite in: Carta, Micrographics, ERP, Document Management / flusso di lavoro, e ECM. Attualmente si sta configurando la nascita o meglio la transizione verso una nuova epoca nella gestione di queste tre componenti in maniera integrata.

Una sesta era?

L’effetto combinato di consumerizzazione, cloud, mobile, e Internet delle cose sta segnando la fine dell’era ECM. Le aziende stanno implementando buone pratiche per l’inizio di questa VI era dominata da Mobile, Analytics, cloud, e tecnologie e piattaforme integrate.

Tre sono le forze dirompenti che stanno accelerando il ritmo del cambiamento:

1. CONSUMERIZZAZIONE sta trasformando ciò che gli utenti si aspettano da applicazioni e applicativi e il modo in cui vengono gestiti. Per “consumerizzazione” si intende il fenomeno in base al quale l’uso e lo stile delle tecnologie in ambiente lavorativo viene dettata, in sostanza, dall’evoluzione del profilo privato degli individui e dal loro utilizzo delle tecnologie personali. Sono gli stessi individui che poi costituiscono la base della forza-lavoro nel terziario e che hanno crescente dimestichezza con le tecnologie informatiche più diffuse. I riflessi di questa tendenza della società e del mercato del lavoro diventano critici quando le aziende devono affrontare i costi di formazione di nuovi dipendenti e poi garantirsi un tasso sufficientemente elevato di stabilità dell’organico.
2. CLOUD E MOBILE stanno creando un’aspettativa relativa all’accesso delle informazioni possibile da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento trasformando conseguentemente anche il modo in cui entrare in contatto con clienti e dipendenti.
3. INTERNET DELLE COSE sta generando enormi quantità di nuovi dati e informazioni, ponendo nuove sfide con grandi opportunità.

Nuovi scenari, nuovi obiettvi

L’MCS estende le caratteristiche dell’analisi del processo MPS: l’ottimizzazione non è più riferita alla razionalizzazione del parco macchine del cliente, ma all’intero ciclo di gestione della modalità con cui i documenti viaggiano all’interno dell’azienda. L’obiettivo è quindi il contenuto dei documenti poiché solamente attraverso la loro gestione si possono supportare concretamente le aziende a comunicare e a svolgere i propri processi di business in modo efficace.

In questo nuovo scenario nuove keyword  e concetti vengono elaborati ed espressi come Digitalizzazione, Integrazione, Scansione, Document e Content Management, Archiviazione Sostitutiva, Sharing, Collaboration, Sicurezza sino ad arrivare al Business Process Optimization e gli Analytics legati ai contenuti gestiti. L’obiettivo finale è l’abilitazione del digital workplace per supportare al meglio l’operatività dei dipendenti all’interno delle attività aziendali.

“Nell’era della digitalizzazione il documento e, con esso la forma del suo contenuto, si trasformano per favorire la trasmissione delle informazioni all’interno dei processi aziendali. Se, in alcune circostante, il foglio stampato tradizionale è ancora necessario, in molte altre il trasferimento dei dati diventa digitale a tutti gli effetti. Questo cambiamento permette di rendere più efficace ed efficiente la comunicazione interna all’azienda, rendendo disponibili grandi quantità di informazioni ai dipendenti. In quest’ottica, Canon si propone di supportare le aziende che intraprendono la strada della trasformazione digitale, mettendo a disposizione le proprie competenze tecnologiche nonché la profonda conoscenza dei processi aziendali maturata in anni di esperienza. L’obiettivo è sempre quello di promuovere la crescita del business di clienti e partner.” Sottolinea Teresa Esposito, Direttore Marketing Business Groups di Canon Italia.