Gli analytics, la “verità” e l’accelerazione del tempo

Il tema degli analytics e dei big data è senza dubbio uno degli argomenti più interessanti e rilevanti per le nostre imprese e più in generale per la nostra società.

Tutti ormai diciamo che la conoscenza e lo sfruttamento dei dati costituiscono un valore enorme che può cambiare anche in modo radicale un’impresa o una amministrazione pubblica.

Ma perché è così? Quali sono i cambiamenti che possono essere indotti e perché sono rilevanti? Per chi?

Vorrei in questa sede raccontare a titolo di esempio l’esperienza che abbiamo vissuto sulla nostra pelle al Cefriel negli ultimi 10-15 anni.

Agli inizi degli anni 2000, i momenti di controllo delle attività del centro si concentravano in poche date nel corso dell’anno: lo stato di avanzamento trimestrale e la chiusura d’anno. Più le attività si riorientavano al rapporto con le imprese, maggiore era la crescita del centro, maggiore si rivelava la necessità di avere un ciclo di controllo più breve e veloce. Non era più possibile aspettare un trimestre per capire come andassero le cose: bisognava poter intervenire più frequentemente.

Per questo motivo, creammo un momento mensile di controllo. Verso la metà del mese, raccolti tutti i dati di stato avanzamento lavori (work in progress, fatturazioni, flussi di cassa relativi alla fine del mese precedente), si teneva un meeting con i manager del centro per discutere lo stato delle attività. Era un meeting costoso da preparare, visto che una persona senior doveva farsi carico di raccogliere i dati, aggregarli e creare visualizzazioni che ci permettessero di avviare e gestire in modo proficuo la discussione. Il tutto veniva fatto sostanzialmente “a mano”, integrando in Excel e Powerpoint i risultati delle analisi fatte.

In realtà, i vantaggi furono concreti, ma non esaltanti. Il costo per la raccolta dei dati era comunque significativo. Spesso nel corso del meeting perdevamo molto tempo perché rilevavamo incoerenze o disallineamenti temporali tra le diverse informazioni raccolte. Per di più, anche l’intervallo mensile iniziava a starci stretto.

Nel 2005 decidemmo un passaggio molto semplice: decidemmo di “uccidere” (mi perdonino gli amici di Microsoft) Excel e Powerpoint. Creammo una base di dati di tutti i progetti dove ogni collega potesse via web app depositare ogni informazione su proposte o stato di avanzamento di una attività. In questo modo si creò un’unica ed integrata single source of truth: quella era la “verità”, nessuno sarebbe più stato autorizzato a conservare in proprio i dati; tutti dovevamo memorizzare le informazioni in quella struttura.

Creata questa base informativa comune, costruimmo dei cockpit web-based per visualizzare le variabili e gli indicatori chiave necessari alla nostra attività di gestione. Così facendo, le cose cambiarono in modo radicale:

1. i tempi di preparazione dell’incontro mensile si azzerarono: tutti i cockpit erano istantaneamente aggiornati sulla base dei dati presenti nella single source of truth
2. i conflitti e le incoerenze nella lettura dei dati vennero eliminati
3. il meeting mensile cambiò scopo ed obiettivo: avendo a disposizione ogni giorno i dati aggiornati, era possibile fare le operazioni di controllo o comunque di validazione anche quotidianamente, lasciando all’incontro mensile il compito di discutere questioni più strategiche.

Il ciclo di controllo si era di fatto azzerato

Oggi stiamo affrontando una nuova sfida. Avendo a disposizione anni e anni di informazioni, possiamo passare da una analisi dei valori assoluti dei dati ad una valutazione delle derivate prime e seconde, cioè delle velocità e delle accelerazioni dei fenomeni che vogliamo controllare e gestire. Ciò porta ad una sempre maggiore capacità di analisi e predizione degli andamenti dell’azienda e, quindi, la rende più resiliente e capace di adattarsi in modo preventivo e rapido a cambiamenti o imprevisti del mercato.

In generale, per noi analytics e big data (o comunque gestione integrata dei dati) hanno significato tre cose molto precise:

• azzeramento dei costi di aggregazione e gestione dei dati: tutti conservano fin dall’inizio le informazioni nella single source of truth
• eliminazione di errori, duplicazioni di informazioni, disallineamenti, analisi contrastanti e contradditorie
• riduzione/azzeramento del ciclo di controllo di gestione: possiamo dire addirittura che oggi il centro è gestito in real-time e tutti i dati contribuiscono all’attività di gestione a partire dal momento stesso in cui vengono creati e inseriti nel sistema.

È questo per noi uno dei principali vantaggi derivanti dall’uso di queste tecnologie: dare certezza al management dell’impresa e azzerare il ciclo di controllo, accelerando significativamente la velocità di reazione alle dinamiche interne ed esterne all’azienda.

Ed è questo che raccontiamo a chi ci chiede perché serve fare tutto ciò: per spendere meno, per essere più sereni, per essere più proattivi, per essere più resilienti. In altre parole, per avere una azienda più sana, agile e pronta alle sfide 02della competizione e dei mercati.