Document Process Management? 5 motivi per adottarlo

Lo sapevate che un’impresa media italiana spende circa 1.5 milioni di euro l’anno per acquisire informazioni che ha già nel suo sistema informativo? E che il 42% dei professionisti per svolgere il proprio lavoro usa accidentalmente informazioni sbagliate una volta alla settimana? O che il 52% dei manager valuta, su una scala da 1 (pessimo) a 10 (eccellente), la capacità della propria organizzazione di gestire l’informazione con un valore inferiore a 5? E forse non sapete neppure che il 38% dei manager definisce la propria capacità di muoversi nei propri dati non strutturati (hard disk, e-mail, ecc..) “completamente caotica”.

Ricapitolando: nelle imprese c’è tanta informazione, costosa, difficile da reperire,  usata male e spesso in modo poco produttivo.

Tuttavia, a fronte di una situazione così complessa, la semplicità di accesso alle informazioni è riconosciuta come il fattore primario che avrà il maggiore impatto sulla competitività delle imprese. Ma se il contesto delle aziende resta quello che abbiamo descritto fino ad ora, è poco probabile che la semplicità di accesso ai dati si trasformi in un asset che possa dare valore, tutt’altro.

Il document process management offre, in questo senso, l’opportunità di mettere ordine e di razionalizzare processi di produzione, lavorazione, accesso e archiviazione dei documenti: garantisce, ad esempio, che la produzione e l’acquisizione avvengano in formati consoni e in sicurezza e permette, grazie a funzioni di mail management e di analytics, anche di produrre statistiche e dati su chi ha ricevuto il documento, lo ha aperto e salvato, o in che stato di revisione esso si trovi.

Come si vede, si tratta di un approccio integrato che unisce tecnologie, processi e persone allo scopo di gestire senza criticità i documenti durante tutto il loro ciclo di vita. Il Document Process Management riconosce di fatto, ai documenti, l’importanza di essere i “luoghi” dove risiedono dati, informazioni e conoscenze, ossia il vero “capitale” dell’impresa. Il tutto considerando i documenti non più e non soltanto degli oggetti “statici” ma come processi che in ogni fase del loro ciclo di vita hanno o possono assumere determinate caratteristiche.

5 motivi per il Document Process Management

• Riduzione dei costi: un buon DPM riduce il costo medio dei servizi e dei processi, rendendo più semplice molte azioni quotidiane come l’utilizzo di workflow predefiniti, la distribuzione delle note interne, il monitoring del lavoro ed anche il follow-up dei reclami da parte dei clienti. Inoltre i sistemi di Document Process Management più sofisticati forniscono anche un servizio di elaborazione automatica dei documenti, abbattendo il tempo di lavoro e riducendo quindi ulteriormente i costi.
• Miglioramento della performance: automatizzando e ottimizzando i processi di lavorazione, di distribuzione e di archiviazione, il tempo di lavoro per documento si abbatte e la performance operativa delle varie aree organizzative cresce notevolmente. Inoltre è possibile monitorare i livelli di performance attraverso strumenti di analisi precisi e in real time.
• Individuazione e abbattimento dei costi nascosti: un dipendente in media accede a quattro documenti ogni giorno e l’attività si traduce in un impiego medio di 85 ore l’anno a persona: estrapolando il dato per l’intera azienda si comprende che, attraverso l’adozione di sistemi DPM ed un approccio orientato alla dematerializzazione del cartaceo, migliaia di ore potrebbero essere impiegate in modo più produttivo.
• Maggior livello di sicurezza: un buon DPM è in grado di mantenere sotto controllo i processi di produzione documentale anche dal punto di vista della conformità e della sicurezza. I dati riservati e le informazioni sensibili, infatti, vengono monitorati al fine di prevenirne diffusioni accidentali verso l’esterno.
• Abbattimento del livello di frustrazione dei dipendenti: riducendo l’attività del lavoro amministrativo, della gestione delle pratiche burocratiche ed eliminando i processi di elaborazione e ricerca documentale tradizionale, le organizzazioni hanno la possibilità di aumentare la soddisfazione sul lavoro dei dipendenti, con un conseguente miglioramento del clima aziendale.

In conclusione, una gestione ragionata del ciclo di vita dei documenti, specialmente nell’era del digitale, può essere molto importante per le aziende. La sfida attuale però resta quella di riuscire a far comprendere alle aziende la portata del problema, di rendere evidente che ottimizzare i flussi documentali non è solo una possibilità accessoria, ma diventa fondamentale in un mondo in cui la competitività passa anche, e soprattutto, attraverso un’efficace processo di dematerializzazione che assicuri “l’informazione giusta alla persona giusta nel momento giusto”.

“Canon è da sempre attenta all’evoluzione e alle esigenze del mercato e questo ci permette di approfondire maggiormente le necessità dei nostri clienti, supportandoli verso il cambiamento con una strategia di document management altamente personalizzata e scalabile”, ha dichiarato a riguardo Teresa Esposito, Marketing Director B2B di Canon Italia. “Grazie alle nostre soluzioni siamo in grado di gestire tutti i processi che riguardano i documenti, garantendo una maggiore efficienza, migliorando la user experience, e permettendo alle aziende di qualsiasi dimensione di concentrarsi sul proprio core business.”