Processi, persone e tecnologie: le dimensioni d’impresa su cui impatta il document management

Cosa vuol dire, in termini pratici, che la gestione documentale ha impatti sulla dimensione organizzativa delle imprese? Essenzialmente vuol dire una cosa: che processi, persone e tecnologie, ovvero le tre dimensioni costitutive dell’impresa, vengono completamente ripensate e rilette nell’ottica dell’ottimizzazione. Che non vuol dire soltanto contenimento dei costi, ma vuol dire soprattutto dare vita a una azienda che ha nel trattamento ottimale dei dati e delle informazioni, quel materiale prezioso che costituisce il suo vero capitale. Un’azienda che adotta sistemi di document management è un’azienda che guarda al futuro della digital transformation con processi nuovi, personale motivato e tecnologie abilitanti alla mano e potendo contare su un bagaglio di conoscenze strutturate con cui muoversi sul mercato.

Processi
Vuol dire ridefinire i processi. Circa il 60% – 80% dei dati nelle aziende sono destrutturati e fuori controllo perché vengono gestiti via carta, tramite appunti, via e-mail, via fax, oggi in cloud o su mobile e, addirittura, oralmente. Risulta quindi difficile se non impossibile tenere traccia delle correzioni e delle continue revisioni, del carico di lavoro, delle tempistiche, della corretta tenuta dei dati o documenti. Ecco perché si parla della necessità sempre più forte di gestire in modo integrato i flussi documentali: migliora l’efficienza organizzativa mediante la gestione completa del contenuto e la ricerca al suo interno, accelera i processi aziendali condivisi e supporta la condivisione senza limiti delle informazioni per una migliore comprensione dell’attività aziendale. La gestione documentale, che passa per la realizzazione di un archivio digitale documentale e i sistemi di workflow, va a porsi come strumento che ridefinisce dati, informazioni e, in ultima analisi, la conoscenza di un’azienda. Oggi, che il panorama si “complica” ancor più con l’avvento del BYOD o comunque di forme mobili di produzione e gestione dei documenti, la gestione documentale mostra ancora di più la sua forza “modellatrice” di nuovi processi e strumento di “consolidamento” di nuove dinamiche di ottimizzazione. Non è un processo certamente facile, specialmente quello legato all’attivazione di workflow ma, lo abbiamo detto anche in altre occasioni (Link), partire dall’analisi del contesto e dei processi esistenti, è il primo passo per mettersi sulla buona strada.
Un’azienda che ha DMS è più reattiva e sperimenta meno perdite di tempo? Probabilmente si.

Persone
Vuol dire mettere al centro le persone. Che siano i veri attori della trasformazione è cosa nota come è bene sapere fin dall’inizio che il loro coinvolgimento nella definizione di caratteristiche e funzioni di DM in tutte le sue fasi (link), è forse la discriminante che ne determinerà il successo o il fallimento. Nel concreto i sistemi di Document management non solo permettono uno snellimento dei tempi e delle modalità con cui le persone gestiscono dati e documenti, ma permettono loro di gestirli in modo riconosciuto e riconoscibile all’organizzazione, colleghi e superiori. E, ancora una volta, la buona gestione documentale chiama in causa il Knowledge management perché i sistemi mettono le persone nella condizione di organizzare e sedimentare pratiche, contratti, ma anche dati e informazioni sui clienti, in modo che essi siano sempre agevolmente raggiungibili, vanno a impattare direttamente su quella quota tempo perso alla ricerca del documento giusto al momento giusto.
Un’azienda che ha DMS ha personale più efficiente? Probabilmente si.

Tecnologie
Vuol dire fornire all’organizzazione strumenti e soluzioni capaci di supportare quanto detto in precedenza: processi e attività di lavoro delle persone. Quando un nuovo sistema di DM entra nelle imprese, per effetto di un aggiornamento continuo e necessario in contesti fluidi e veloci come quelli odierni, esso obbliga le imprese a ripensarsi. Ripensarsi, spesso, fin nella loro identità, se è vero che identità e capitale intellettuale si costruiscono anche a partire da come si sedimenta e struttura il knowledge aziendale. Le tecnologie, come sempre accade, abilitano questa realtà, forniscono strumenti capaci di riorganizzare le imprese grazie a funzioni che intercettano, e spesso anticipano, i trend e i temi cruciali del dibattito: pensiamo alla sicurezza. E’ emersa anche sulle nostre pagine la necessità di intendere la sicurezza nelle fasi di produzione e gestione documentale come prioritaria per le aziende: e la tecnologia è chiamata a rispondere con soluzioni che aiutino le persone a mettere in atto processi di produzione, archiviazione e scambio, sicuri. “Come Canon siamo molto attenti a questa realtà che non è solo questione di tecnologia, anche se di tecnologia comunque parliamo – spiega Claudio Scoglio, Business Consultant Information & Imaging Solutions, Canon Italia “E’ questione di ascolto, cogliere le esigenze del cliente, e di attenzione nello studiare approcci di innovazione compatibili con le diverse realtà con cui ci troviamo a lavorare. Abbiamo la capacità di aiutare le imprese a diventare più digitali integrando questa ambizione con la nostra expertise sul printing, il che ci permette di ragionare a 360° di digital document management. Il tema sicurezza, oggi, è sempre più rilevante per le imprese: vanno definite strategie per tutto ciò che riguarda il ciclo di vita di un documento, vanno fissate aziendalmente regole e criteri, ruoli abilitati o meno all’uso e alla fruizione dei documenti stessi. Canon è con i suoi clienti oltre che con i suoi prodotti, anche con la sua esperienza nelle fasi di pianificazione strategica e integrata dell’azione d’innovazione” 

La ridefinizione di processi, persone e tecnologie porta inevitabilmente a ragionare su come il document management oggi abbia anche sempre più a che fare con big data e analytics. Un’azienda riorganizzata nelle sue tre dimensioni nell’ottica di una migliore gestione documentale è un’azienda che da una parte “fa ordine” nei dati che ha a sua disposizione e nei suoi processi ma è anche una impresa che, in forza del digitale, produce molti più dati aggregabili da analizzare con opportune analytics. Big data e sistemi di analisi ad essi associati sono solo alcuni dei nuovi trend che le imprese, e chi supporta le imprese nella digital transformation con prodotti e soluzione di gestione, devono tenere conto oggi e ancora di più in futuro.