Office365 a Bolzano: i conti non tornano

La Provincia di Bolzano, quasi a sorpresa vista la sua nota (passata?) attenzione nei confronti del software libero, ha annunciato qualche giorno fa l’acquisto di licenze Microsoft Office365. Subito in diversi si sono chiesti i motivi di tale scelta, un po’ difficili da comprendere agli italiani visto che il documento di valutazione “Evaluation Cloud Vs Office locali/Workgroup Productivity Suite” (quello che si presuppone sia stato fatto “a ricordo” della obbligatoria valutazione comparativa per l’acquisto di software prevista da AgID) è scritto solo in lingua tedesca e adesso finalmente tradotto in italiano grazie ad un gruppo di volontari del Bolzano LUG.

In premessa dobbiamo dire che questo studio fa riferimento in diversi punti a un altro ben noto report realizzato l’anno scorso da Osservatorio Netics per il comune di Pesaro, che metteva in evidenza un TCO (Total Cost of Ownerhip) di Office365 del 79% più basso rispetto alla soluzione open. In quel rapporto avevamo individuato 10+1 piccoli particolari errati ereditati ovviamente a pieno titolo da questo di Bolzano, che però ha un atteggiamento più prudenziale tanto da autodefinirsi in ben due punti “una considerazione grossolana (o di massima) inerente i costi”. Una affermazione che lascia quanto meno perplessi visto che il termine grossolano, ovvero eseguito in modo approssimativo, sembra essere una modalità poco adatta a uno studio comparativo per l’acquisto di software che comporterà una spesa per la provincia autonoma di Bolzano di circa 1 milione e 200mila euro l’anno. Praticamente una nuova tassa a carico dei bolzanini.

Andando con ordine le cose che da una lettura attenta balzano all’occhio sono:

1. La lunga premessa a favore delle soluzioni cloud che riporta una nutrita e documentata letteratura di riferimento con i trend di diffusione dei sistemi cloud da qui al 2022, basata su contesti ben lontani da quelli italiani e soprattutto da quelli di Pubblica Amministrazione. Un paio di pagine di ragionamenti che forse a poco servono in un contesto come quello di Bolzano che ad esempio, per stessa ammissione della Provincia, non ha banda sufficiente per passare da subito a soluzioni cloud.
2. Nella stessa premessa, quando si parla di cambiamenti delle modalità di lavoro e si ricorre all’immagine già suggerita da Netics del “funzionario della PA che lavora isolato”, si fa riferimento al BYOD e, giustamente, alla possibilità di utilizzare in cloud diversi strumenti (pc, tablet e smartphone) per poi arrivare alla conclusione, nella parte che prende in considerazione Bolzano e non San Francisco, che quasi tutti i dipendenti hanno in dotazione solo il PC (400 i dotati di altro apparecchio su 4.743). Ma se i dipendenti sono “stanziali” e non “migratori” perché preoccuparsi di farli accedere con altro dispositivo? E soprattutto è consentito ai dipendenti pubblici accedere da dispositivi privati a reti interne dell’Ente? E se lo fosse, i dipendenti dovrebbero essere retribuiti con straordinario e reperibilità?
3. Nella comparazione delle soluzioni Office cloud, fin dalla premessa, la ditta Alpin (che ricordiamo per completezza di informazione essere anche partner Microsoft) si spinge in una previsione affermando che: “ci si aspetta che la posizione di mercato di Office365 continuerà a crescere, a discapito di altri concorrenti” per una presunta maggior ampiezza dal punto di vista funzionale che la Microsoft ha rispetto alla concorrenza Google. Bello sarebbe stato vedere, come per esempio suggerito (imposto?) da AgID, una tabella comparativa delle soluzioni Google Apps for Work e Office365 per le singole funzioni da svolgere. La scelta invece della soluzione Microsoft (peraltro più costosa in termini di licenze) sembra essere fin da subito data come da privilegiare. Anomalo per uno studio indipendente o no?
4. Dopo aver elencato un 3 pagine di vantaggi delle soluzioni cloud, si legge espressamente: “Visti gli sviluppi rapidissimi nel settore office cloud si consiglia di non partire sin dall’inizio con una rimozione in toto di tutte le installazioni in locale di Office”. Tanto che si arriva alla conclusione di spendere un po’ di più (50 euro circa a postazione per utente) pur di avere un tipo di licenza che consenta l’installazione in locale di Office. A pagina 31, infatti, si evidenzia come solo 435 utenti, definiti come utilizzatori sporadici di Office, è il caso che passino al cloud visto che gli utenti più “avanzati” testualmente “sfruttano le possibilità dei pacchetti software installati in locale e che probabilmente potrebbero essere limitati nella loro produttività a causa delle funzioni ridotte della soluzione cloud”. Ma dopo tanta sicurezza nell’affermare che il cloud aumenta la produttività questa frase non va in contraddizione? Inoltre, perché non viene evidenziato il limite infrastrutturale legato alla non disponibilità di banda per le sedi della provincia di Bolzano? E perché non si fa una previsione (e si considerano come costi da sostenere) gli investimenti utili a “rafforzare” la banda tanto da consentire alle strutture di usare un prodotto in cloud?
5. Una incoerenza interessante emerge quando si parla di fogli di calcolo complessi con macro, ancora da rilevare nell’Ente in termini quantitativi, che non permetterebbero l’uso di Office cloud. Così come non sarebbe permesso agli utenti (la metà dei dipendenti, ovvero 2.000 secondo lo stesso studio) che utilizzano Access. L’affermazione “Le applicazioni di MS Access non sono realisticamente migrabili né a una soluzione cloud né su altri pacchetti software alternativi, né attualmente e nemmeno in un futuro prossimo” è abbastanza inquietante e costringe gli utenti a continuare a utilizzare la piattaforma Access. Ma se oltre la metà dei dipendenti non può usare Office cloud per macro e Access, ammesso che la banda la si adegui, chi passa al cloud?
6. A pagina 34 si parla di integrazione con altri applicativi e si può leggere che: “La migrazione di applicazioni specialistiche, che sin qui si basavano su interazioni con prodotti Microsoft Office, può costituire un compito che va dal difficile all’impossibile”. Che tradotto in altri termini si legge come lock in da fornitore, giusto? E se la traduzione fosse corretta la Pubblica Amministrazione non dovrebbe mettere in discussione le scelte fatte che l’hanno portata a dipendere strettamente da un solo fornitore? Tanto da essere difficile se non impossibile liberarsene?
7. Nella sezione “Panorama progetti pilota in ambito OpenOffice in PA” si fa stranamento riferimento solo al caso italiano di Pesaro e alla sua rimpatriata in casa Microsoft (dovuta a cattiva gestione del progetto di migrazione a OpenOffice come scritto tempo fa). Non si capisce perché da questa sezione si escludano altri esempi virtuosi e buone pratiche di migrazione riconosciute anche a livello internazionale ma stranamente non arrivate in quel di Bolzano: per esempio quella della Difesa italiana e dei suoi 150mila PC che passeranno a LibreOffice per un risparmio complessivo che si aggira intorno ai 26 milioni di euro. Non avrebbe potuto Bolzano guardare a migrazioni di successo? O si accontenta di guardare a un Ente diverse per natura (comune) e dimensione (700 dipendenti di Pesaro contro i quasi 5.000 della sola Provincia) che ha fallito un progetto di migrazione? Non sarebbe preferibile evitare di guardare alle “worse practice”?
8. L’affermazione riferita allo “sforzo di migrazione” da soluzione proprietaria a libera è giudicata “NATURALMENTE superiore a quello di un aggiornamento di versione”. Ci chiediamo se quel “naturalmente” tiene conto di qualche esperienza sul campo. Si può immaginare lo sforzo di migrazione da un Office a menù a uno a ribbon per esempio? Non necessita forse anche questa migrazione di formazione ad hoc e migrazione dei documenti (basti pensare al cambio da .doc salvato con Office 2000 a .docx salvato in Office 2013)?
9. Arrivando alla parte economica che prende a riferimento il rapporto Netics in premessa viene scritto che “lo studio (di Pesaro, ndr) va letto con senso critico” e che “alcune considerazioni sul ROI fatte da Netics possono essere messe in discussione o escluse”. Tuttavia lo si spiega in ben 4 pagine e si prende a riferimento per dimostrare la convenienza di Office365. E la domanda qui non nasce neppure spontanea.
10. La parte finale dello studio intende dimostrare come, anche senza Office365, la Provincia Autonoma spenderebbe comunque molti soldi per il rinnovo di un Enterprise Agreement Microsoft. Nel conteggio vengono messi pertanto anche Skype Business per tutte le postazioni, Outlook e SharePoint. Manca forse qui il prospetto comparativo con soluzioni libere o gratuite? Per esempio un raffronto soluzione Exchange-Outlook vs Zimbra (libero)? Un confronto Skype Business vs Google hangout (gratuito)? Una tabellina SharePoint vs OwnCloud (libero)?
11. Le ultime due pagine riportano l’alternativa Zero (ovvero tutto il pacchettone Microsoft senza Office) più LibreOffice. In premessa si sottolinea che LibreOffice (che salva nativamente nel formato standard aperto ODF che molti Paesi hanno scelto come standard) presenta “i soliti problemi nella sfera di influenza dei formati e differenze di formattazione” e si afferma che questa soluzione verrebbe a costare 1 milione e 200 mila euro. Cosa che lascia dei dubbi sul precedente annuncio della Provincia Autonoma di Bolzano (fatto addirittura in una puntata di Report) di un risparmio pari a 600mila euro per la migrazione a LibreOffice. E qui la domanda c’è: la Provincia Autonoma di Bolzano quando sceglie una soluzione software è in grado di calcolare gli oneri da sostenere o si accontenta di calcoli approssimativi? L’approccio alle decisioni che portano a investimenti di soldi pubblici non dovrebbe forse essere fatta con estrema attenzione, rinunciando a roboanti annunci di risparmio senza la certezza di realizzarlo? I conti indubbiamente in questo caso non tornano. O erano sbagliati un anno fa o lo sono ora.

In sintesi: quante sono concretamente le postazioni che hanno tutti i requisiti in regola per poter adottare la soluzione cloud che costerà 1.208.000 euro circa l’anno? Circa 400 su quasi 5.000? Il tutto senza considerare la banda che al momento non c’è? Verrebbe da dire “Ai posteri l’ardua sentenza”.