In occasione del Linux Day di oggi, una giornata speciale con tanti eventi programmati in diverse città italiane finalizzati a presentare le opportunità del software libero, parliamo dei 10 errori più comuni che aziende e pubbliche Amministrazioni commettono nell’approcciarsi a progetti di migrazione da software proprietario a open source.
1. “I progetti di migrazione sono banali, alla portata di tutti”. Quando si pensa al passaggio da un software a pagamento a uno libero, troppo spesso si pensa che non ci siano criticità e che queste siano riferibili soltanto alla mancata volontà degli utenti. Niente di più sbagliato: le migrazioni sono semplici solo se pensiamo alla semplicità come ad una complessità risolta. Una complessità che si deve affrontare con metodo e metodologia adeguate, sicuramente non con superficialità e scarsa conoscenza di ciò che è necessario fare.
2. “Intanto annuncio la scelta di open source, poi valuto come procedere”. In particolare le Pubbliche Amministrazioni sono portate a fare annunci roboanti a mezzo comunicato stampa della scelta di software libero e del risparmio connesso il secondo dopo aver immaginato di poter risparmiare risorse evitando l’acquisto di licenze. L’errore qui sta nel fatto che, senza aver fatto una seria analisi preliminare, c’è il rischio di fermarsi al primo ostacolo che s’incontra e di lasciare così l’annuncio solo all’annuncio e niente più.
3. “Un progetto? Non serve!” L’approccio superficiale, lo stesso dell’errore numero uno del “che ci vuole per”, implica l’assenza di un piano di progetto utile a definire i diversi step da affrontare, le risorse da impiegare e i tempi di realizzazione. Come tutti i progetti del mondo, anche le migrazioni (soprattutto le migrazioni) hanno la necessità di essere affrontate in modo serio attraverso la stesura di un piano di progetto. Una delle prime cose alle quali si deve pensare, così come ha insegnato l’esperienza della Difesa italiana che ha scelto di passare le sue 120.000 postazioni a LibreOffice, è proprio alla pianificazione puntuale del come gestire le diverse attività.
4. “Gli utenti possono imparare da soli”. Soprattutto nel momento in cui le migrazioni sono riferibili a programmi non particolarmente complessi (come per esempio quelli di office automation o di gestione della posta elettronica) si pensa, sbagliando, che gli utenti non abbiano necessità di essere formati. La formazione, da svolgere in aula e in parte a distanza, rappresenta un momento fondamentale perché consente di diminuire gli impatti del cambiamento evitando un incremento di chiamate in assistenza.
5. “Cambio programma senza comunicarlo agli utenti. Non si accorgeranno di nulla”. Il coinvolgimento degli utenti nei progetti di migrazione a open source abbatte la resistenza al cambiamento, vero grande nemico. Comunicare agli utenti le motivazioni del progetto, spiegare i tempi e i modi di realizzazione, far comprendere le opportunità senza nascondere le criticità consente di far sentire partecipi gli utenti. Così come ha insegnato il progetto LibreDifesa, in una migrazione di successo anche gli apicali hanno un ruolo determinante e anche questi ultimi devono essere informati per poter diventare parte attiva e quindi risorsa del progetto.
6. “Metto i materiali on line e chi vuole può consultarli”. Quando si parla di necessità di formazione troppo spesso si trovano persone che confondono la formazione con il semplice addestramento, possibile da fare per gli utenti in autonomia consultando un manuale o poche slide pubblicate in piattaforma. Ma la formazione è cosa ben diversa e si può fare sia ricorrendo a professionisti esterni (magari andando a reinvestire i risparmi in licenze) che istruendo dei formatori interni (come nel caso della Difesa italiana) che possono a loro volta, secondo un modello a cascata, formare i colleghi.
7. “Non cambio formato di salvataggio, così non creo problemi”. La migrazione a software libero ha tanto più valore quanto più si sposta il punto di vista dal software al formato aperto standard per lo scambio di informazioni. La scelta di un formato aperto per la conservazione dei documenti (per esempio Open Document Format, come nel caso di LibreDifesa) consente di svincolare un’Amministrazione o un’azienda non solo dal fornitore di software ma anche dal software stesso. Una scelta orientata a favorire interoperabilità e soprattutto indipendenza.
8. “L’assistenza non serve: gli utenti faranno da soli”. L’attività di assistenza post migrazione, come in tutti i progetti che portano ad un cambiamento nelle abitudini degli utenti, è necessaria. Ed è necessario che sia organizzata nel migliore dei modi affinché le persone possano avvertire la sensazione di non essere lasciate mai sole. Nel caso delle migrazioni a open source, un ruolo importante ce l’hanno in questo anche le community, che con la loro attività permettono agli utenti di trovare un appoggio, un aiuto, un consiglio nel momento in cui lo chiedono perché ne hanno bisogno.
9. “Non ascolto nessuno. Tutti si lamentano senza motivo”. Sottovalutare i problemi che gli utenti si trovano a dover affrontare è un errore. L’ascolto, il mettersi a disposizione per capire e essere disponibili a “aggiustare il tiro” nel caso in cui il progetto non stia andando nella direzione giusta, è un modo per far sentire le persone più coinvolte e renderle più collaborative.
10. “Migrare è impossibile”. Questo è senza dubbio l’errore più grande. Migrare è possibile per tutti. A volte senza grandi difficoltà, ma semplicemente affrontando l’attività in modo convinto e soprattutto serio e razionale. Diverse sono le best practice (LibreDifesa fra tutti) e anche le worst practice (come Bolzano e Pesaro, tanto per fare dei nomi) nazionali e internazionali dalle quali poter prendere spunto. Molte le PA e le aziende che hanno intrapreso questo cammino con le quali si può cercare un confronto e un sostegno reciproco. Diverse le community e le associazioni di volontariato impegnate nel supportare progetti come questi. Come oggi, per il Linux Day, dove volontariamente tante persone si mettono disposizione per aiutarne molte altre a riscoprire il valore della libertà digitale.
Perché insieme si può, che 1+1 non fa sempre solo 2 ma può fare anche 10 (soprattutto in binario). Buon Linux Day (e buona migrazione) a tutti!
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