Modernizzare i sistemi di gestione del flusso documentale non vuol dire solo dotarsi di tecnologie all’avanguardia: è dall’integrazione della doppia dimensione di innovazione tecnologica e organizzativa, che le imprese possono realmente ridefinire servizi e modelli di business. E’ quello che dimostra l’esperienza del Gruppo SGR, acronimo di Società Gas Rimini, che opera nella distribuzione di gas metano in un’area compresa tra l’Emilia Romagna e le Marche.
L’azienda ha portato avanti un percorso di rinnovamento che ha tenuto conto di due necessità: la prima, quella di aggiornare stampanti e postazioni di stampa con macchine capaci di gestire più operazioni, in rete, agevolando il processo di digitalizzazione dei documenti cartacei; e la seconda, quella di ridefinire modalità di comunicazione e servizi offerti agli utenti.
La necessità di cambiare modello si è presentata “in un momento in cui stavamo registrando una crescita esponenziale dei volumi di stampa e delle esigenze di digitalizzazione dei documenti, in seguito all’acquisizione di nuove realtà nel gruppo, e di maggiori adempimenti imposti dalle autorità di controllo del settore”, spiega Andrea Pasini, Responsabile dei Sistemi Informativi del Gruppo.
Le fasi del rinnovamento
La prima fase, a partire dal 2007, ha visto il rinnovo e l’implementazione di un parco di soluzioni di stampa e di postazioni in cui gli operatori potessero effettuare l’acquisizione e la digitalizzazione dei documenti cartacei. Le macchine sono state poi collegate in rete in modo da permettere la digitalizzazione e la trasmissione al sistema documentale informatico centralizzato della contrattualistica e del resto del materiale cartaceo. Utile, in questa fase, l’introduzione anche di un sistema di reportistica basato su meccanismi di identificazione con badge, che “hanno permesso una migliore trasparenza nell’operatività quotidiana e un conseguente abbattimento dei costi”, aggiunge Pasini.
La seconda fase, invece, ha visto l’introduzione di software specifici con cui gestire le stampe con dato variabile, attività fondamentale per il settore delle utilities nei processi di composizione automatica e di stampa delle bollette, che ha una particolarità: quello di SGR è un “modello di business in controtendenza: abbiamo portato in house la gestione di una lavorazione che di norma viene affidata in outsourcing, ma con velocità di produzione e time to market senza confronti.” Questa autonomia permette all’azienda di introdurre velocemente modifiche trasformando le bollette da strumento di informazione per la riscossione degli importi dovuti ai consumi a strumento di comunicazione efficace con il cliente, chiarisce Pasini. “Possiamo infatti aggiungere offerte commerciali personalizzate a seconda del profilo del cliente, nuove proposte, informazioni di servizio sulla sicurezza, il tutto con semplicità e in tempi brevissimi”.
Il ruolo dei vendor
In questo contesto è chiaro che i vendor abbiano un ruolo importante nell’offrire alle imprese soluzioni hardware e software integrate, integrabili e anche scalabili, affinchè il processo di modernizzazione documentale possa adattarsi nel tempo alle innovazioni del settore.
SGR ha trovato nelle soluzioni Canon la risposta a queste esigenze. Nella prima fase si è puntato su stampanti Canon multifunzione in grado di gestire simultaneamente copia, fax, stampa e scansione in un’unica soluzione. Nella seconda è stato il software PlanetPress dello stesso vendor, a fare la differenza poiché è attraverso di esso che passa la stampa con dato variabile e la personalizzazione delle bollette. E poi c’è UniFlow, la piattaforma per la gestione di stampa e scansioni, che permette la stampa tramite dispositivi mobili. Nel futuro di SGR c’è anche il software eCopy con cui inviare i documenti contrattuali forniti dagli agenti direttamente al CRM del back-office per le operazioni di validazione e caricamento.
“Canon può soddisfare tutte le esigenze di gestione documentale, guidando il cliente verso la Digital Innovation e l’ottimizzazione dei processi di business”. – ha dichiarato Maurizio Basile Country Sales Director Business Imaging Group Canon Italia – “Stiamo costruendo un’importante Value Proposition in ambito Information Management e best practice come quella di SGR testimoniano che parlare di stampanti, oggi, per le aziende è molto riduttivo. Canon propone dei veri e propri hub documentali, in grado di migliorare i processi di qualsiasi gruppo di lavoro – basti pensare alla nostra piattaforma ADVANCE, che dispone di funzionalità in grado di migliorare la riutilizzabilità dei documenti cartacei, grazie a formati di scansione che permettono di editare il documento cartaceo acquisito così come se si trattasse di un file prodotto sul pc. Questo significa per Canon miglioramento continuo dei servizi di stampa e gestione documentale del cliente, con l’ottimizzazione costante di costi e tempi; grazie ai Managed Print Services, oltre a potenziare la tecnologia e rendere le stampanti nodi centrali di gestione di processi documentali, abbiamo infatti trasformato la stampa in servizio gestito, personalizzato e studiato in funzione della tipologia del cliente e di ogni sua specifica esigenza”.
Il caso SGR rappresenta un esempio chiaro di come modificare l’approccio alla gestione documentale sia una questione che tiene conto di diversi fattori tra loro integrati. Si parte dall’ammodernamento delle apparecchiature e si prosegue con un rinnovamento complessivo che, alla fine del processo, non riguarda più solo il passaggio dalla carta ai bit ma l’identità stessa dell’azienda.
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