Il digital document management è un “cambio” di rotta che contribuisce nelle aziende a realizzare la digital transformation impattando sui processi. Lo abbiamo detto anche in altre occasioni: la gestione documentale non è semplicemente passare da una stampa cartacea a un file digitale quanto, piuttosto, un cambio culturale e organizzativo profondo che chiama in causa l’intera organizzazione. Il top management, che la concepisce e integra nelle sue strategie, e i lavoratori, chiamati a realizzare praticamente un nuovo modo di gestire lavoro e conoscenza.
Ma quali sono nel concreto, i cinque step per realizzare la rivoluzione al digitale del document management?
- Definire esigenze e obiettivi
E’ il passaggio basilare a cui spesso non viene corrisposta un’adeguata attenzione. Eppure la definizione di chiare esigenze e obiettivi, strategici e di business, è il primo doveroso passaggio che le aziende devono avere chiaro quando si pongono nella condizione di voler cambiare lo status quo documentale delle loro organizzazioni. Le tecnologie e le soluzioni di cui avvalersi per raggiungere tali obiettivi potranno essere identificate solo dopo aver ben chiara la strategia da portare avanti. Scavolini, ad esempio, si è posta l’obiettivo di razionalizzare i processi di stampa interni puntando sulla responsabilità sociale di stampo green, da tempo asset strategico della società. - Analizzare i processi esistenti per capire cosa non serve
Progetti di razionalizzazione/innovazione dei processi di stampa e di gestione documentale hanno inizio con una fase di analisi volta a identificare il “qui e ora” dell’azienda: come i documenti vengono al momento creati, usati e gestiti. In questa fase è fondamentale il coinvolgimento del personale, il vero “depositario” delle abitudini di gestione documentale nelle imprese. La fase di assessment, quindi, deve prevedere la partecipazione, tramite focus group e/o interviste in profondità o questionari, delle persone per trarne osservazioni, spunti e criticità, idee migliorative. Anche questa “conoscenza nascosta” fa parte del valore delle imprese. - Stabilire processi nuovi per capire cosa serve davvero
Dopo aver capito qual è la situazione interna, è importante iniziare a classificare la tipologia di documenti che l’organizzazione produce, stabilendo anche relazioni tra i flussi, per avere una idea chiara di quello che i nuovi sistemi di gestione documentale dovranno supportare e facilitare. E’ la fase che prevede una “destrutturazione” approfondita dell’esistente nell’ottica di costruire nuovi modi di produrre, attribuire, validare, condividere e salvare documenti. I nuovi processi dovranno tenere conto delle esigenze di knowledge dell’azienda e dell’infrastruttura IT di riferimento. - Identificare la soluzione più adeguata alle esigenze
E’ una fase molto delicata, quella chiamata a tradurre obiettivi e necessità aziendali in soluzioni concrete. Le strade percorribili in questo senso possono essere due, a seconda della tipologia d’impresa: rivolgersi a competenze e professionalità interne lì dove già presenti in azienda, oppure identificare un vendor che non solo offra soluzioni tecnologiche ma si ponga come “guida” nell’intero sviluppo di change management, dalla fase di identificazione dei processi di produzione documentale, passando per quella del supporto e formazione al personale, fino ad arrivare alla fase di assistenza e monitoraggio. “Presidiare con competenza ed estrema attenzione le necessità del cliente, mettendo a disposizione tutti gli elementi tecnologici necessari alla realizzazione di un percorso di digitalizzazione è alla base della nostra filosofia di business” – spiega Teresa Esposito, Marketing Director Business Imaging Group di Canon Italia – “L’esperienza di Canon è tutta nella gestione delle immagini e dei documenti, per cui la Digitalizzazione e il Managed Document Services sono la naturale evoluzione di un percorso per noi iniziato 80 anni fa, e questo ci permette oggi di coprire tutte le esigenze in ambito document management e information management. L’approccio di Canon si connota per essere molto semplice; ricerchiamo il dialogo con i nostri clienti, e la nostra doppia expertise – digitale e printing – rende facile far lavorare insieme i due mondi ed ottenere la soluzione ideale per il singolo cliente. Siamo inoltre proprietari, e quindi responsabili, di tutte le tecnologie integrate nei nostri progetti e da questo deriva una estrema flessibilità, che possiamo di volta in volta mettere in gioco, senza imporre soluzioni predisposte da modelli pensati altrove e che si rivelano troppo rigidi per essere utilizzati in pieno e con soddisfazione” . - Coinvolgere il personale, sempre!
La user adoption è l’ingrediente che dà effettivamente vita alla soluzione DM adottata. Per questo è importante coinvolgere il personale in tutte le fasi in cui il suo contributo possa essere fondamentale: in quella di comprensione dei processi, ma anche nella fase di test del sistema prima della sua piena operatività, e anche dopo con sessioni formative specifiche. Ma soprattutto è importante che verso l’utenza si realizzi un flusso di comunicazione integrato che accompagni l’azienda, in questa fase di cambiamento organizzativo, durante il corso di tutto il progetto. E che vi siano anche spazi fisici e virtuali dove essi possano partecipare alla “rivoluzione”: gruppi su Facebook, ma anche intranet e blog aziendale sono gli strumenti cui rivolgersi per raccontare il cambiamento e rendere le persone partecipi.
Cinque punti per pianificare l’introduzione di soluzioni di gestione documentale, cinque punti che dimostrano come “stampare” meno carta sia solo il momento finale, probabilmente quello più evidente, di una rivoluzione più ampia e profonda che non può essere rimandata in tempi di urgente digital transformation.
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