Alfabeto Open: M come Migrazioni (a software libero)

“Soltanto una cosa rende impossibile un sogno: la paura di fallire.”
(Paulo Coelho)

Qualsiasi sia il valido motivo che vi ha finalmente convinto a migrare a software libero, per ragioni economiche (risparmio), per ragioni tecnologiche (riduzione del lock-in e utilizzo di standard aperti), per obbligo di legge (art.68 del Codice dell’Amministrazione Digitale o normativa regionale), per ragioni etiche o altra ragione (…i motivi possono essere davvero tanti), è arrivato anche per voi il grande momento?

Bene!
Allora partiamo, ma con un premessa:

• mai prendere la cosa alla leggera
• mai farlo in maniera estemporanea o disorganizzata, senza un progetto scritto, dettagliato e condiviso, oppure senza il supporto di persone professionalmente adeguate e con specifica esperienza (siano esse risorse interne, se presenti, oppure esterne)
• mai valutare solo la tecnologia, a discapito delle persone (fattore umano) o dell’organizzazione del lavoro (e relativi processi coinvolti, che invece con l’occasione potrebbe essere utile ed opportuno rivedere e migliorare, succede spesso).

Questa premessa è valida in maniera proporzionale al numero di utenti coinvolti: più l’organizzazione è grande, più è valida ed avere un progetto diventa importante.
Le migrazioni a software libero, infatti, sono per molti, non per tutti.

Proviamo innanzitutto a considerare la migrazione non come una necessità (o una spesa), ma come un’opportunità (o un investimento) e pensiamo in questa ottica quando individueremo e descriveremo le attività del progetto.

Definiamo quindi un numero idoneo e rappresentativo di postazioni iniziali (un campione).

L’esito positivo conseguito applicando al primo nucleo di utenti la metodologia (eventualmente adattata in base alle proprie specificità) consentirà di applicare successivamente “per induzione” tale metodo anche nei confronti di ulteriori nuclei di utenti, fino al completamento della migrazione.

Fin qui tutto chiaro?
Ora, non rimane che individuare un metodo valido, attorno al quale scrivere un progetto.

Dall’esperienza raccolta sul campo, con LibreUmbria ed altri progetti di migrazione a software libero, questi che seguono sono i 6 aspetti rilevanti di un valido metodo individuato.

Analizzare
È essenziale collezionare ed analizzare inizialmente tutte le informazioni utili circa la situazione attuale, soprattutto in termini di funzioni svolte dagli utenti, individuando da subito eventuali criticità che potrebbero sorgere dalla sostituzione della soluzione software utilizzata.

In generale, come detto in premessa, può essere utile non approcciare il progetto troppo dal punto di vista tecnologico, ma di prediligere l’utente e le sue necessità.

Comunicare
Un ruolo fondamentale è rivestito dall’attività di comunicazione, che deve coinvolgere tutti gli utenti, dalle figure apicali agli utenti finali.

Andranno puntualmente comunicate le modalità di attuazione del progetto, i tempi e le persone coinvolte, evidenziando i vantaggi di tale operazione in termini di qualità ed efficienza nel lavoro, senza puntare eccessivamente l’attenzione solo sul risparmio economico derivante dalla migrazione.

Una migrazione è letteralmente paragonabile ad un viaggio e considerate bene che non si viaggia da soli, quindi è opportuno condividere l’itinerario sin dall’inizio. Questo significa anche dover mettere in discussione il percorso, se necessario, ma ciò serve per conoscere meglio le opportunità concrete di realizzazione del progetto e, molto spesso, per individuare un gruppo di persone convinte e motivate su cui poter fare affidamento poi durante il percorso.

Formare
La costituzione di un gruppo di formatori interni (se presenti) è da ritenersi molto utile in quanto:

• consente di realizzare un evidente risparmio
• favorisce la valorizzazione delle competenze interne, che così si sentono motivate
• consente la creazione di un gruppo di esperti su cui fare affidamento anche nella fase di assistenza post migrazione, che rappresenterà un punto di riferimento per gli utenti (in aggiunta al gruppo di supporto).

Inoltre, fattore ancora più importante, un formatore interno è maggiormente in grado, rispetto ad uno esterno, di sviluppare la propria lezione in base alle esigenze lavorative specifiche di una classe di discenti/colleghi, utilizzando opportunamente dei casi concreti come esempi didattici e casi di studio durante le esercitazioni. Tutto ciò consente di ottenere un risultato duplice: tenere più alta l’attenzione della classe, richiamando i discenti con argomentazioni “concrete”, e stabilire un buon rapporto di fiducia con l’utente finale, molto utile nella fase di assistenza post migrazione.

Attenzione. Il ruolo del formatore è molto importante: già nelle prime fasi del progetto (le più delicate) gli viene affidato anche l’importante ruolo della comunicazione. È assolutamente necessario, quindi, possedere i necessari requisiti professionali.

Installare
La costituzione di un gruppo di tecnici preparati addetti all’installazione e all’assistenza post migrazione è fondamentale, in quanto consente di avere una piena autonomia nella gestione delle criticità riscontrate sia in itinere che in fase di post adozione.

In caso di applicativi da installare nelle postazioni utente, è consigliabile l’utilizzo di modalità di installazione ed aggiornamento centralizzato mediante policies di rete, con conseguente coinvolgimento del Sistema Informativo interno per le necessarie attività di tipo sistemistico. Tali attività devono prevedere sia la puntuale calendarizzazione degli interventi, sia la pianificazione dettagliata di ogni singolo intervento, affinché vengano ottimizzate le attività di installazione e personalizzazione delle configurazioni sulle postazioni ed individuando uno standard de-facto idoneo alle esigenze.

Attenzione: non installare senza aver prima formato gli utenti!

Assistere
Prevenire eventuali problematiche che dovessero insorgere, o comunque risolverle tempestivamente, consente di tenere attivo quel prezioso canale collaborativo e di fiducia che si è costituito con gli utenti finali fin dall’attività di formazione. È quindi necessario organizzare un adeguato nucleo di supporto tecnico o metodologico.

Monitorare e Condividere

Ilprogetto dovrà avvalersi di un attento monitoraggio.

I dati rilevati, che saranno resi noti e condivisi costantemente secondo le modalità già individuate, saranno periodicamente oggetto di attente analisi a cura del Gruppo di Coordinamento e/o del Direttore dell’Esecuzione del progetto.

Sempre per sottolineare l’importanza del “fattore umano”, è ugualmente molto utile intraprendere una costante campagna di informazione sui social network, in maniera tale da condividere con un ampio bacino di utenti i risultati attesi durante tutte le fasi della sua realizzazione (intranet, sito/blog, pagina Facebook, account Twitter, account Google+, gruppo Linkedin, etc.).

Questo fa sentire parte di una squadra, o comunque attori in un progetto ben organizzato e non estemporaneo: è fonte per tutti di preziosa motivazione. Come tutti i progetti tecnologici che affrontano il tema dell’organizzazione del lavoro, è facile cadere nell’errore di considerare troppo la tecnologia e troppo poco l’aspetto umano, come la semplice resistenza al cambiamento, dovuta alle abitudini o alla mancanza di motivazione.

Forse c’è un settimo aspetto rilevante del progetto che potremmo includere nel “fattore umano”: la collaborazione e lo spirito di squadra.

Non c’è cosa migliore per il progetto che mettere nel gruppo di coordinamento persone motivate, curiose e magari con diverse professionalità ed attitudini alle spalle (informatica, comunicazione, organizzazione e risorse, etc.) che inizino a pianificare insieme l’itinerario di viaggio, sognando la meta e tutto il tragitto.

Un gruppo di persone motivate che presidino con passione l’evoluzione del progetto, apportando in tempo azioni correttive ad eventuali rischi, sono la migliore garanzia per il raggiungimento del risultato.