La sfida tutta da giocare per le imprese di ogni dimensione, iniziata da tempo e accelerata con il Coronavirus, sarà quella di “portare l’azienda nelle case” delle persone. Rendere possibile, a distanza, e anche in studio o in un angolo del salotto, ciò che fino a ieri si poteva fare solo in ufficio. Per fare questo è necessario ricorrere a sistemi di Information and Document Management, Records management e tracciabilità del dato e digitalizzazione dei processi, ovvero sistemi in grado di storicizzare le informazioni e gestirle in maniera sicura.
Come sempre accade, ci sono aziende e persone più veloci nell’interpretare e seguire l’innovazione, e altre che procedono in maniera più incerta e stentata. “Non senza errori. Anche importanti” rimarca Marco Sarluca, Responsabile Pre-sales Business Information Services di Canon Italia. “Nel nostro lavoro di tutti i giorni – sottolinea poi – dobbiamo constatare che molte aziende non hanno investito e ancora non investono in tecnologie in maniera ‘consapevole’, vale a dire seguendo una strategia chiara e precisa, che è fondamentale per innovare in maniera efficace, vantaggiosa e profittevole”.
Qual è la vostra percezione dello scenario, in tema di innovazione digitale?
Molti imprenditori, manager e società fanno innovazione e digitalizzazione spesso in maniera poco ragionata, quasi in modo compulsivo, o seguendo le mode del momento. Il processo deve invece partire dall’analisi della reale situazione dell’azienda, dalle sue necessità, e guardare in avanti per renderla migliore. Le opportunità sono straordinarie, e i benefici anche, ma bisogna procedere in maniera ordinata e senza fare confusione o sprecare risorse e progetti inutilmente.
Cosa significa avere e seguire una strategia precisa per innovare e digitalizzare?
Tutto ciò che sta avvenendo, in ambito tecnologico, implica innanzitutto un forte cambiamento culturale delle persone coinvolte. Occorre far capire a tutti i benefici del cambiamento che si vuole ottenere, e delle nuove tecnologie, mantenendo comunque la dovuta attenzione sulla sostenibilità. Come dire, le tecnologie ci sono ed evolvono in fretta, non devono restare indietro le persone. Avere una strategia precisa per digitalizzare significa innanzitutto tre cose: sapere da dove parto, dove voglio arrivare, e quali risultati e benefici voglio ottenere. Occorre immaginare e pianificare il cambiamento, e poi realizzarlo.
Per quella che è la sua esperienza diretta di manager del digitale, a quali soluzioni si riferisce in particolare?
Oggi, e sempre di più in futuro, la gestione efficiente, efficace e sicura dei dati è un elemento di vantaggio competitivo per le aziende. Sono molte le aziende che hanno “digitalizzato” per realizzare nuovi modelli di business o per supportare in maniera più agevole ed efficace processi di compliance, gestione e pianificazione. Le soluzioni sviluppate in questi ambiti sono tipicamente legate all’automazione di processo o l’organizzazione delle informazioni, dove ad esempio l’intelligenza artificiale è un valido strumento per organizzare e rendere fruibili dati destrutturati (come il contenuto di immagini per fare un esempio) o migliorare processi produttivi. Sono convinto che vedremo un utilizzo sempre più pervasivo dell’intelligenza artificiale per supportare processi decisionali o migliorare sistemi di produzione per migliorare qualità ed efficienza del ciclo produttivo. L’evoluzione, che era già in corso, ha avuto una spinta formidabile dalle misure messe in campo per contrastare la pandemia, come per esempio lo smart working, dove il digitale diventa uno strumento indispensabile per mantenere la continuità operativa aziendale, ed è la chiave di volta del nuovo sistema. Ad esempio, combinando sistemi e soluzioni per la gestione condivisa, sicura e tracciata di documenti e dati aziendali, possiamo replicare le tradizionali funzioni amministrative e rivedere completamente lo spazio di lavoro o il modo di interagire con clienti e fornitori esterni. Tutte queste soluzioni mirano a raggiungere l’ottimizzazione e la semplificazione dei processi. Un aspetto di rilievo diventa anche la sicurezza informatica: i più evoluti sistemi di gestione e tracciabilità dei dati sono basati su soluzioni molti simili a quelle di tipo Blockchain, garantendo la consistenza, integrità e incorruttibilità dei dati oltre a tracciare in maniera continuativa le operazioni svolte su di essi. Questo significa fare Information e document management in maniera evoluta e innovativa, significa gestire in maniera sicura documenti e dati di ogni tipo in modo veloce ed affidabile. Gli ambiti di applicazione di queste soluzioni di Information and document management sono i più svariati: si va dal settore manifatturiero a quello alimentare, con soluzioni di tracciabilità della filiera (come la catena di fornitura e la certificazione a norma delle materie prime), a quello sanitario e medicale, dove vengono trattate ogni giorno, in tutte le cliniche e ospedali, enormi quantità di dati e documenti ‘sensibili’.
Che cosa hanno in comune tutte queste attività, gestite in modo sempre più digitalizzato?
La tipologia di dati trattati è molto differenziata, in base al campo di applicazione, ma le attività da svolgere al meglio e di cui garantire l’efficienza sono innanzitutto tre: raccogliere dati e informazioni, sfruttarli in maniera pratica e veloce, infine assicurare la sicurezza mantenendo l’integrità dell’informazione e tracciandone tutte le operazioni. Significa poter risalire e capire chi fa che cosa e quando, cosa viene modificato, integrato, autorizzato. Sicurezza e affidabilità devono essere naturalmente le caratteristiche di base di questi sistemi.
Quali sono, ad esempio, ambiti innovativi di utilizzo delle immagini?
Le immagini possono essere utilizzate per la sicurezza: un esempio sono sistemi in grado, attraverso le immagini, di monitorare quante persone sono presenti in uno stadio, o in una piazza. Una funzione questa che può essere collegata anche alle attuali esigenze di distanziamento sociale. Inoltre sono possibili svariate applicazioni in ambito industriale. Con l’analisi evoluta delle immagini si può fare, ad esempio, il controllo di qualità dei prodotti. Sistemi ottici, abbinati a soluzioni di intelligenza artificiale, inquadrano il singolo prodotto, e sono così in grado di capire se corrisponde ai parametri previsti, o se invece vi siano dei difetti. In questo modo, va in archivio il controllo di qualità a campione, e si può garantire una qualità assoluta sulla totalità dei prodotti realizzati e che escono dalla produzione. Questo significa, anche, meno pezzi difettosi, meno customer care, meno scarti e rientri di prodotti, quindi meno costi, e meno inquinamento.
Come si legano queste soluzioni innovative con la sostenibilità?
In vari modi e applicazioni concrete, ad esempio aiutando le aziende a gestire il lavoro a distanza. Con l’emergenza sanitaria è iniziata una nuova normalità, e lo smart working contribuisce a migliorare la sostenibilità e l’impatto ambientale, eliminando gli spostamenti non indispensabili delle persone, e facendo viaggiare in modo digitale documenti, attività, autorizzazioni. Siamo stati spinti ad adottare un nuovo modo di operare e di lavorare, più smart, più intelligente, ed è un trend ormai inarrestabile, che ci porta a migliorare la qualità della vita e dell’ambiente. E poi più le soluzioni tecnologiche sono Smart, e meno sono impattanti e inquinanti. Con sistemi di Information and document management, inoltre, le aziende sono in grado di riprodurre a casa dei lavoratori e delle persone ciò che fino a ieri veniva fatto ed era possibile solo in ufficio. Stiamo parlando di sistemi di Work flow strutturati, processi digitali di controllo e approvazione delle attività, firma digitale e altri meccanismi di autenticazione. In più ciò che può andare perso o danneggiato può essere recuperato e riprodotto. Tutto questo garantisce maggiore sicurezza ed efficacia sul lavoro. Possiamo affermare, insomma, che la digitalizzazione rende più efficienti, e meno inquinanti.
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