Smart Working: scenari futuri e fattori abilitanti

A emergenza passata quasi il 40% del personale delle aziende con più di due addetti impiegati in smart working durante il lockdown, è tornato in sede. Il report “Tempo di bilanci sullo Smart Working. Tra rischio retrocessioni e potenzialità inespresse” della Fondazione Studi Consulenti del Lavoro, pubblicato a inizio luglio, fa il punto sulla situazione lavoro smart, attivato in emergenza causa COVID, e che probabilmente anche per questo motivo in molti casi ha evidenziato diverse criticità.

Quanti in smart working da COVID-19?

Secondo il rapporto, basato su dati Istat, durante il lockdown ha lavorato da casa quasi la metà dei dipendenti (48,8%), mentre tra maggio e giugno la percentuale si è collocata al 33,2%. Tra i settori che maggiormente hanno fatto ricorso al lavoro a distanza quello del settore dell’informazione e della comunicazione, con un 30% di personale interessato. Se si guarda all’aspetto dimensionale, come evidenziava anche l’Osservatorio PoliMI sullo smart working già nel pre pandemia, ad essere pronte erano soprattutto le aziende di grandi dimensioni, ovvero quelle con più di 250 addetti.

Dove potrebbero esserci nuovi smart worker?

Sarebbero 3,8 milioni (il 21,1% del totale) i dipendenti di aziende private e PA per i quali potrebbe essere attivata una modalità di lavoro “smart”. Secondo il rapporto, tra le tipologie possibili ci sarebbero gli impiegati addetti alla segreteria e agli affari generali (1,2 mln di lavoratori), seguiti, da tecnici dell’organizzazione e dell’amministrazione delle attività produttive (515 mila) e dagli specialisti delle scienze gestionali e commerciali (399 mila). I settori in cui lo smart working potrebbe essere guardato con grande interesse ci sono oltre a quello di servizi di informazione e comunicazione, con un 81,7% di possibili smart worker e quello finanziario assicurativo (76,1%), mentre negli altri la possibile percentuale di lavoratori smart scende sotto al 50%. Un 36,5% sarebbero poi i lavoratori della PA che potrebbero ricorrere al lavoro per obiettivi, svincolato dalla timbratura del cartellino.

Quali sono i fattori abilitanti per lo smart working?

Secondo Canon sono 4 quelli da ritenersi indispensabili:

1. Tecnologia. L’infrastruttura, i dispositivi fisici e gli strumenti digitali scelti per la forza lavoro devono essere estremamente flessibili. Per questa ragione, tra le tecnologie di riferimento c’è il cloud computing, che consente ai dipendenti di lavorare da remoto e in modo collaborativo, scalando nel caso in cui se ne presenti la necessità. Non si può prescindere dal coinvolgimento del reparto IT che dovrà supportare i dipendenti, oltre che garantire assistenza e manutenzione dei dispositivi in dotazione ai dipendenti.

2. Strumenti di collaborazione. Oltre all’infrastruttura e ai dispositivi individuali è importante disporre di strumenti per elaborare le informazioni business critical. Avere a disposizione una solida soluzione di gestione delle informazioni, anche con l’aiuto del cloud, è un requisito essenziale per il successo di qualsiasi strategia di remote working. Per fare questo è indubbiamente necessario che le aziende si dedichino alla revisione dei sistemi attualmente in uso, individuando soluzioni che soddisfino le esigenze di workflow e di sicurezza per la gestione delle informazioni aziendali. Oltre questo, sarà anche necessario coinvolgere i dipendenti, organizzando programmi di training per aiutare i team di lavoro ad essere operativi.

3. Colmare il divario tra soluzioni cartacee e digitali. Se da una parte è facile procedere all’attivazione di team di remote working per le aziende che già dispongono di soluzioni cloud, la situazione si complica per quelle realtà che sono agli inizi del loro processo di trasformazione digitale e si affidano fortemente a processi cartacei. E’ importante definire una strategia e scadenze temporali precise per raggiungere un determinato obiettivo e trovare un bilanciamento tra infrastrututra legacy e sistemi cartacei e digitali già in uso, cercando di procedere ad un’integrazione armoniosa.

4. Delivery. Se è vero che le informazioni sono il cuore pulsante di ogni azienda, è la capacità di sfruttare in modo efficiente i flussi tra input, trasferimento e accesso a determinare il successo di un’organizzazione. In un momento storico in cui la continuità è imprescindibile, è facile comprendere perché combinare la giusta tecnologia, gli strumenti di collaborazione e la gestione produttiva dei processi documentali ha un’importanza fondamentale.

Quale futuro per lo smart working?

“Ciò cui abbiamo assistito nel corso di questi ultimi cinque mesi è stato un incredibile processo di accelerazione al cambiamento digitale. Ormai da molto tempo la tecnologia ci aveva messo a disposizione gli strumenti per poter costruire una cultura del lavoro diversa da quella cui erano abituate le generazioni precedenti alla nostra. E’ piuttosto il processo di adattamento dell’individuo che presentava tempi più lunghi adeguamento” – afferma Giuseppe D’Amelio, Marketing Director Business group di Canon Italia. “In ogni realtà, sia essa di piccole o grandi dimensioni, si sono dovuti affrontare i limiti strutturali o culturali che limitavano la possibilità di adottare una modalità operativa smart. In Canon crediamo fortemente che il futuro del lavoro abbia come perno centrale il tema della collaborazione, indipendentemente alla collocazione geografica dei componenti di un team. Per questo la nostra strategia parla di Workspace Collaboration, un concetto evoluto di lavoro flessibile, realizzabile anche grazie a un ecosistema di soluzioni e servizi per la gestione integrata dei flussi di stampa e dei processi di digitalizzazione dei documenti”.